Todo sobre carpetas públicas y iPhones

Sincronizar carpetas públicas con soluciones para iPhone

Las carpetas públicas han sido una herramienta increíble para las empresas alojadas en Microsoft Exchange y Office 365 desde sus inicios. Dado que Microsoft ha sido durante mucho tiempo un proveedor de SaaS básico para las empresas, las carpetas públicas han formado parte de la estructura de IT y de las bases de datos de las empresas durante más de una década. Con la utilidad que brindan, no es de extrañar que sigan considerándolas una solución empresarial.

Beneficios de las carpetas públicas

Las carpetas públicas son flexibles

Las carpetas públicas de Microsoft pueden contener contactos, elementos del calendario, notas o entradas del diario. Esto permite a las empresas tener una base de datos compleja que puede almacenar una gran cantidad de información. Además, la capacidad de almacenar varios tipos de datos brinda flexibilidad a las carpetas públicas dentro de la estructura de IT de una empresa.

Carpetas públicas como un centro neural

Las carpetas públicas pueden almacenar múltiples tipos de estructuras de datos, lo que le permite ser un centro de información grupal que puede ser utilizado por cualquier empleado con un buzón. Uno de los usos habituales de las carpetas públicas es gestionar los contactos de la empresa y los calendarios compartidos. Por ejemplo, si trabaja para una empresa de construcción y tiene un elenco de personal en constante cambio en los proyectos, casi todos en la empresa necesitan contactos y calendarios sincronizados desde una carpeta pública a su iPhone.

Las carpetas públicas son fáciles de usar

Crear y usar una carpeta pública para almacenar información de contacto actualizada y calendarios compartidos es fácil. Cualquier usuario de un servidor de Exchange local u Office 365 puede crear carpetas públicas y puede permitir que cualquier usuario con un buzón acceda a ellas fácilmente.

Carpetas públicas y Outlook

Microsoft también introdujo la compatibilidad con carpetas públicas para Outlook, que resulta ser la mejor manera de usarlas. No es un desafío descubrir cómo funcionan en Outlook. Cualquiera que tenga un buzón de Outlook puede tener autorización para ver, editar o administrar una carpeta pública. Lo que es más, es lo simple que son de usar a través del cliente de Outlook, con la capacidad de arrastrar y soltar archivos, el estilo fácil de usar facilita la navegación y la capacidad de organizar rápidamente, las carpetas públicas son un sueño para trabajar en cualquier computadora.

A pesar de que las carpetas públicas suenan muy bien, Microsoft ha ido limitando y retirando poco a poco la compatibilidad con las carpetas públicas en sus aplicaciones de software. Esto ha creado inconvenientes para el uso de carpetas públicas dentro de la estructura de base de datos e IT de una empresa.

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Inconvenientes de las carpetas públicas

Pull no es push

Es genial poder administrar contactos en una ubicación central. Por otro lado, los usuarios no sabrán cuándo se actualizaron sus contactos y calendarios de carpetas públicas. Puede enviar notificaciones por correo electrónico, pero las personas con bandejas de entrada llenas pueden perderlas.

Pueden ser demasiado complejas

La flexibilidad de las carpetas públicas puede ser su perdición cuando se integra con una jerarquía de datos masiva. Los usuarios a menudo se quejan de buscar a través colecciones masivas de carpetas públicas para encontrar carpetas de contactos de proveedores.

No están en el único lugar en el que deberían estar: en iPhones

¿Cuándo necesita un empleado contactos de la empresa compartidos y actualizados? Cuando están fuera de la oficina y usan su iPhone. Sin embargo, Microsoft no ofrece soporte para sincronizar carpetas públicas con iPhones. Además, los usuarios no pueden ver el contenido de las carpetas públicas mientras usan sus iPhones.

Incluso con estos inconvenientes, las carpetas públicas continúan existiendo y proliferando. Para muchas empresas, estos problemas no son suficientes para disuadirlas de su utilidad. Para aquellos que dependen en gran medida de sus teléfonos móviles, hay soluciones por ahí que pueden salvar la brecha de compatibilidad entre carpetas públicas e iPhones.

Soluciones para la sincronización de carpetas públicas con iPhone

Arrastrar datos manualmente a los buzones de correo de todos los que los necesiten

Esta es una excelente opción para organizaciones pequeñas, pero para organizaciones grandes con cientos de empleados, esta solución es difícil de manejar y engorrosa. Crear una subcarpeta y sobrescribirla cuando sea el momento de realizar una actualización puede funcionar, pero los empleados deberán ser notificados sobre cualquier actualización.

Para usuarios locales, utilice itrezzo UCM

Esta es la solución del lado del servidor más rápida y sencilla para sincronizar carpetas públicas con iPhones. Se tarda menos de un minuto en sincronizar las carpetas públicas con cientos de empleados y no requiere capacitación de los usuarios.

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