Tout sur les dossiers publics et les iPhones

Synchroniser les dossiers publics avec des iPhones

Les dossiers publics sont essentiels pour les entreprises hébergées sur Microsoft Exchange et Office 365 depuis leur création. Les dossiers publics font partie de la structure informatique et de base de données des entreprises, étant donné que Microsoft est depuis longtemps un fournisseur SaaS des entreprises. Ce n’est donc pas surprenant que les entreprises l’utilisent pour résoudre plusieurs problèmes.

Pourquoi les entreprises ne peuvent se passer des dossiers publics

Les dossiers publics sont flexibles

Les dossiers publics de Microsoft peuvent contenir des contacts, des éléments de calendrier, des notes ou des entrées de journal. Cela permet aux entreprises de disposer d’une base de données complexe, capable de stocker une grande quantité d’informations. En outre, la possibilité de stocker plusieurs types de données donne une flexibilité aux dossiers publics au sein de la structure informatique d’une entreprise.

Dossiers publics en tant que concentrateur

Les dossiers publics sont capables de stocker plusieurs types de structures de données, ce qui leur permettent d’être un plaque tournante d’informations pouvant être utilisé par n’importe quel employé disposant d’une boîte aux lettres. L’une des utilisations courantes des dossiers publics consiste à gérer les contacts de l’entreprise et les calendriers partagés. Par exemple, les employés du secteur de la construction changent constamment selon le projet. La plupart des employés dans l’entreprise ont besoin de contacts et de calendriers synchronisés à partir d’un dossier public vers leur iPhone pour contacter le personnel et suivre les points d’un projet.

Les dossiers publics sont faciles à utiliser

C’est facile de créer et d’utiliser un dossier public pour stocker des informations de contact à jour et des calendriers partagés. Tout utilisateur d’un serveur Exchange On-Premise ou d’Office 365 peut créer des dossiers publics et autoriser tout utilisateur disposant d’une boîte aux lettres à y accéder.

Dossiers publics et Outlook

Microsoft a également introduit la prise en charge des dossiers publics pour Outlook, qui s’avère être le meilleur moyen de les utiliser. Outlook rend le fonctionnement des dossiers publics plus fluide. Toute personne disposant d’une boîte aux lettres Outlook peut être autorisée à afficher, modifier ou gérer un dossier public. De plus, leur utilisation est simple via le client Outlook. Outlook permet aux utilisateurs de faire glisser et déposer des fichiers dans des dossiers publics, et son style convivial rend la navigation et l’organisation des dossiers publics rapides et faciles. En fait, utiliser les dossiers publics c’est comme faire un doux rêve puisqu’ils fonctionnent sur n’importe quel ordinateur.

Mais aussi formidable que puisse paraître les dossiers publics, Microsoft a lentement limité et annulé la prise en charge des dossiers publics sur ses logiciels. Cela a rendu l’utilisation des dossiers publics difficile dans la structure informatique et de base de données d’une entreprise.

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Les inconvénients des dossiers publics

Ils ne sont pas toujours une tasse de thé

C’est formidable de pouvoir gérer les contacts depuis un seul endroit. D’un autre côté, vos utilisateurs ne sauront pas quand leurs contacts et calendriers de dossier public ont été mis à jour. Vous pouvez envoyer des notifications par e-mail, mais les personnes dont les boîtes de réception sont pleines peuvent les manquer.

Ils peuvent être très complexes

La flexibilité d’un dossier public peut causer sa perte lorsqu’il est intégrée à une énorme hiérarchie de données. En fait, les utilisateurs se plaignent souvent de devoir trier des collections massives de dossiers publics pour trouver les dossiers de contacts des fournisseurs.

Ils ne sont tout simplement pas au seul endroit qui convient - sur iPhone

Quand un employé a-t-il le plus besoin de contacts d’entreprise partagés à jour? Lorsqu’il est absent du bureau et utilise son iPhone. Malheureusement, Microsoft ne prend pas en charge la synchronisation des dossiers publics sur des iPhones. De plus, les utilisateurs ne peuvent pas afficher le contenu des dossiers publics lorsqu’ils utilisent leurs iPhones.

Mais en dépit de tous ces inconvénients, les dossiers publics continuent d’exister et de proliférer. En fait, pour de nombreuses entreprises, ces problèmes ne suffisent pas à les dissuader des les utiliser. Pour ceux qui comptent beaucoup sur leurs smartphones, il existe des solutions qui peuvent combler le fossé de compatibilité entre les dossiers publics et les iPhones.

Solutions pour synchroniser les dossiers publics avec des iPhones

Glisser manuellement les données dans les boîtes aux lettres de tous ceux qui en ont besoin

C’est une excellente solution pour les petites organisations, mais pour les grandes organisations comptant des centaines d’employés, cette solution devient lourde et encombrante. La création d’un sous-dossier et son écrasement au moment d’une mise à jour peuvent fonctionner, mais les employés devront toujours être informés de la mise à jour.

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Il s’agit de la solution côté serveur la plus rapide et la plus simple pour synchroniser les dossiers publics avec des iPhones. En fait, la synchronisation des dossiers publics avec des centaines d’employés prend moins d’une minute et ne nécessite aucune formation des utilisateurs.

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