Questions fréquemment posées
itrezzo UCM est une plate-forme, un logicielle qui offre aux entreprises des gains de productivité et de produit en synchronisant automatiquement les contacts partagés, les calendriers, les contacts GRC et plus encore sur les smartphones. En savoir plus sur la solution ci-dessous.
Qu'est-ce que la solution Itrezzo Unified Contact Manager?
La plate-forme d’itrezzo Unified Contact Management (UCM) est une solution on-premise dont l’objectif est d’améliorer et de protéger la capacité des organisations à communiquer avec les employés en interne et en externe dans n’importe quelle situation. Ceci est accompli en unifiant les sources d’informations de contact et en distribuant régulièrement les données de contact et de calendrier aux smartphones de l’entreprise via une console d’administration simplifiée.
Nous avons déjà un système développé en interne qui met à jour les contacts Outlook pour nos employés. Pourquoi aurions-nous besoin d'itrezzo Unified Contact Manager?
- Nous ne créons pas de copies. Au lieu de cela, nous recherchons des contacts existants qui ont la même adresse e-mail et les ajoutons à ces dossiers.
- Nous n’écrasons pas les contacts existants; itrezzo fusionne les données.
- Plutôt que d’effacer un dossier et de le recréer comme d’autres solutions, itrezzo effectue des mises à jour incrémentielles intelligentes au dossier. Cela réduit le trafic global du réseau et garantit que chaque employé reçoit des informations à jour sur son smartphone dès que possible.
Pourquoi voudrions-nous que nos employés aient accès à deux systèmes distincts?
La notification et l’optimisation des contacts sont deux fonctionnalités totalement distinctes, mais très complémentaires. De nombreuses entreprises et agences gouvernementales utilisent itrezzo Unified Contact Manager pour fournir des données de contact précises et à jour des employés comme ajout à leur système de notification.
Chaque employé de notre entreprise dispose d'une liste de numéros de contacts importants à utiliser en cas d'urgence. Que fait itrezzo pendant les situations de crise?
C’est dans ces moment difficiles qu’itrezzo, gestionnaire de contacts unifié, se révèle être le meilleur. Nous conservons le répertoire à jour là où c’est vraiment nécessaire: sur Outlook et sur les appareils sans fil de votre choix.
Itrezzo Unified Contact Manager assure-t-il la gestion des incidents?
Nous n’offrons pas de gestion en cas d’incidents.
Comment itrezzo gère-t-il le problème de la précision qui se dégrade avec le temps?
Au fil du temps, la plupart des bases de données de contacts des employés deviennent moins précises. Plus l’organisation est grande, plus ce problème a tendance à s’aggraver. Ce problème est résolu avec la plate-forme optionnelle de mise à jour en libre-service d’itrezzo Unified Contact Manager. La mise à jour en libre-service itrezzo recueille automatiquement les informations des nouveaux employés et demande aux employés existants de confirmer l’exactitude de leurs coordonnées. Cela améliore régulièrement la précision de la base de données de contacts et garantit que les employés sont plus joignables.
Nous avons des informations très précises sur chaque employé, et pouvons les joindre. Mais comment pouvons-nous fournir au mieux ces données à nos employés, afin qu'ils puissent facilement joindre leurs collègues?
Vous devez pousser les informations vers le carnet d’adresses interne des téléphones portables que vos employés portent et ces informations doivent être mises à jour, au moins quotidiennement. Chaque fois que quelqu’un met à jour une donnée, itrezzo Unified Contact Manager s’assure qu’elle est livrée, sans qu’aucune intervention des employés ne soit nécessaire. Avec la plupart des systèmes de données internes des employés, chaque employé doit constamment mettre à jour son propre répertoire de smartphone. Habituellement, les employés n’effectuent pas cette mise à jour assez fréquemment.
Avec itrezzo Unified Contact Manager, ils n’ont jamais à télécharger le répertoire sur leur smartphone, mais ils restent à jour à tout moment.
Et si les ressources humaines donnaient simplement cette directive: chaque employé doit mettre à jour son annuaire et ses coordonnées d'urgence?
La plupart de temps, nos employés ont du mal à suivre les mises à jours de coordonnées demandées par les des politiques des Ressources Humaines. Comment savez-vous que les utilisateurs s’y sont conformés? Si 80% des utilisateurs n’ont pas modifié leurs coordonnées, comment savoir s’ils l’ont réellement fait ou si le faible taux de réponse signifie qu’ils étaient trop occupés?
itrezzo permet de garantir l’exactitude et la mise à jour du répertoire des employés en suivant qui a examiné son propre profil et quand il a été mis à jour pour la dernière fois. De plus, la mise à jour en libre-service réduit le travail superflu en demandant aux employés de mettre à jour leurs propres informations.
Lorsque nous introduisons un nouveau smartphone et le synchronisons avec Outlook, est-il certain que ce smartphone aura immédiatement accès aux toutes dernières données de contact?
Les données de contact sur Outlook ne sont pas mises à jour sauf si un utilisateur le fait lui-même. Les mises à jour sont faites si rarement que les données ne sont pas fiables. Le gestionnaire de contacts unifié, itrezzo, gère le processus de mise à jour des carnets d’adresses des téléphones enregistrés. Il fournit des mises à jour aux dossiers et aux champs qu’un administrateur désigne pour un utilisateur ou une classe d’utilisateurs.
Nous sommes très minutieux dans la mise à jour de notre liste d'employés et nous l'envoyons chaque semaine sous forme de feuille de calcul à tous les employés. Pourquoi notre organisation aurait-elle besoin d'itrezzo?
La feuille de calcul n’est pas une méthode sûre; elle peut facilement tomber entre de mauvaises mains.
La vie privée des employés doit être protégée dans une mesure raisonnable.
Un autre inconvénient est que de nombreux employés n’imprimeront pas la feuille de calcul chaque semaine – s’ils le faisaient, ils perdraient beaucoup de papier et de temps. Même s’ils l’ont imprimé, la probabilité d’avoir une feuille de calcul sous la main à tout moment est très faible. Lors d’une situation urgente, ils ne trouveront pas la feuille de calcul imprimée et la feuilletterons pour rechercher les numéros de téléphone. En fait, c’est beaucoup plus efficace d’avoir le fichier d’adresses à jour sur son smartphone. itrezzo transmet les données de contact à jour des employés à tous les smartphones.
Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre une version d'essaie d'itrezzo Unified Contact Manager?
Une à trois heures.
Sur une version d'essai d'itrezzo Unified Contact Manager, une saisie de données est-elle nécessaire?
Non. L’application itrezzo peut extraire des données de contact de la liste d’adresses globale, des boîtes aux lettres partagées, des dossiers publics et de Salesforce.
Notre service informatique a investi beaucoup de temps dans la construction d'un système de contact interne. Pourquoi avons-nous besoin d'itrezzo Unified Contact Manager?
À propos des systèmes internes, de nombreuses organisations découvrent qu’ils ont tendance à bien faire une ou deux choses et qu’ils ne sont tout simplement pas conçues pour tout bien faire. C’est difficile, pour la plupart des services informatiques, d’investir du temps dans l’unification précise des différentes bases de données de contacts et de transmettre ces informations aux smartphones.
Mais que se passe-t-il lorsque le développeur à l’origine du système interne quitte l’entreprise? Chaos dans la gestion des contacts.
Le gestionnaire de contacts unifié itrezzo prend en charge les services informatiques et le système de contact interne de l’entreprise en automatisant la gestion des contacts; ce qui réduit le travail informatique global.
Si nous avons déjà un système de notifications de masse, pourquoi notre organisation serait-elle intéressée par itrezzo Unified Contact Manager?
La notification automatisée est une fonctionnalité importante et la gestion unifiée des contacts est souvent l’ingrédient manquant pour une notification de masse réussie. Il existe d’excellents systèmes de notification tiers et internes, mais ils ne sont efficaces que s’ils disposent de données de contact à jour et précises sur tous vos employés. itrezzo Unified Contact Manager et la mise à jour en libre-service fournissent les données précises et actuelles dont votre système de notifications de masse a besoin.
Pour les situations d'urgence ou de catastrophe, avons-nous besoin d'autre chose que de notre système de notifications de masse?
La notification ou la diffusion est importante, mais ce n’est que la moitié de la solution. La communication de personne à personne en situation de crise est également essentielle; vos employés doivent se parler. C’est un aspect crucial de la gestion d’une catastrophe ou d’une panne de réseau.
Il est également important de se rappeler que les systèmes de notifications/diffusions de masse ne peuvent atteindre vos employés que si leurs coordonnées sont exactes. Dans de nombreuses organisations, il n’est pas rare de trouver des erreurs dans trente pour cent des dossiers de contact des employés. Les données d’emails et de numéros de téléphone ont souvent un taux d’erreur de 5%. Dans une diffusion urgente aux employés, atteindre seulement 95% empêche 5% de ne pas recevoir le message.
itrezzo comble cet écart de 5% en rendant le répertoire des employés disponible sur les smartphones des employés même lorsque le réseau est en panne.
Je suis en mode COOP/Disaster Recovery/Risk Management. Dans une crise, il y a des personnes d'autres agences ou organisations que je dois contacter, et vice versa. Que fera Itrezzo UCM dans ce cas?
Le personnel d’intervention d’urgence doit souvent coopérer étroitement et contacter des personnes d’autres organisations de manière fiable. itrezzo Unified Contact Manager facilite cela grâce à notre module Connecteur InterOrg. Cette extension met à jour les données de contact entre les individus de différentes organisations pour une accessibilité inter-entreprises ou inter-agences constante.
En cas d'urgence, il existe certains documents clés - nos plans d'urgence pour chaque groupe ou service - que nous voulons que chaque employé ait. Quelle solution Itrezzo Unified Contact Manager nous apporte-t-il?
Oui, notre plate-forme peut automatiquement envoyer des documents à des groupes d’employés sélectionnés et les stocker dans la mémoire cache du smartphone.
Notre système de données interne sur les employés se met à jour automatiquement à chaque période de paiement de salaires. Il le fait partir de notre système de paiement. N'est-ce pas suffisamment précis?
Ce n’est pas suffisamment précis. Les responsables de paiement des salaires et la plupart des autres systèmes internes ne disposent pas toujours des données les plus récentes sur les employés, car elles ne sont pas nécessaires pour effectuer ces payments. Ils n’ont aucune raison de mettre à jour les champs de données de contact des employés qui changent fréquemment dans la liste d’adresses globale (GAL): numéro personnel et numéro professionnel. Le système interne ne parvient probablement pas à inclure les numéros de portable sans fil et les identifiants internes des smartphones.
Si votre système est mis à jour à partir d’une base de données liée à la paie, il fera probablement ceci correctement: il supprimera les contacts des anciens employés et ajoutera ceux de nouveaux employés.
Que nous apporte la mise à jour en libre-service comme gain de productivité?
La mise à jour en libre-service réduit la charge de travail de chaque employé de plusieurs heures par an à environ 15 minutes par an. Tous les employés auront toujours les informations les plus précises sur les autres employés dont ils sont autorisés à recevoir les données de contact.
Si itrezzo donne à tout le monde l'accès au répertoire complet de l'entreprise, cela signifie-t-il que tout le monde peut voir le numéro de domicile du PDG?
Absolument non. Vous pouvez configurer itrezzo Unified Contact Manager pour qu’il ne fournisse que les bonnes informations de contact d’urgence aux personnes qui en ont besoin.
Où puis-je en savoir plus sur la version d'essaie d'itrezzo Unified Contact Manager et comment la configurer? Devrions-nous faire rentrer certaines données?
Pour en savoir plus et configurer l’itrezzo, veuillez contacter l’équipe d’assistance d’itrezzo.
Nous voulons tester ou plutôt installer complètement itrezzo, que faut-il installer sur les appareils de nos employés?
Ils n’ont rien à installer, sauf votre administrateur informatique qui fera quelques touches côté serveur. Il s’agit d’une solution sans client et sans formation. Vos employés ne seront pas au courant de notre système, mais ils remarqueront que leur liste de contacts est déjà complète, à jour et prête à être utilisée sur leur téléphone.
