Preguntas frecuentes

itrezzo UCM es una plataforma de software empresarial que proporciona a las empresas productividad y ganancias de productos al sincronizar automáticamente los contactos compartidos, calendarios, contactos de CRM y más con los teléfonos inteligentes. Obtenga más información sobre la solución aquí.

¿Qué es la solución de administrador de contactos unificados de itrezzo?

La plataforma itrezzo Unified Contact Management (UCM) es una solución SaaS con el objetivo de mejorar y proteger la capacidad de las organizaciones para comunicarse con los empleados interna y externamente en cualquier situación. Esto se logra unificando las fuentes de información de contacto y distribuyendo datos de contactos y calendario a los teléfonos inteligentes de la empresa de forma regular a través de una consola de administración optimizada.

Tenemos un sistema desarrollado internamente que actualiza los contactos de Outlook de los empleados. ¿Por qué necesitaríamos itrezzo Unified Contact Manager?
  • No creamos duplicados. En su lugar, buscamos contactos existentes que tengan la misma dirección de correo electrónico y los agregamos a esos registros según sea necesario.
  • No sobrescribimos los contactos existentes; itrezzo fusiona datos.
  • En lugar de limpiar una carpeta y recrearla como otras soluciones, itrezzo realiza actualizaciones incrementales inteligentes en una carpeta. Esto reduce el tráfico general de la red y garantiza que todos los empleados reciban información actualizada en sus teléfonos inteligentes lo antes posible.
¿Por qué querríamos dos sistemas separados para llegar a los empleados?

La optimización de notificaciones y contactos son dos capacidades completamente distintas, pero muy complementarias. Muchas empresas y agencias gubernamentales utilizan itrezzo Unified Contact Manager para proporcionar datos de contacto de empleados precisos y actualizados para complementar su sistema de notificación.

Cada empleado tiene una lista de números de teléfono importantes y personas de contacto para usar en caso de emergencia. ¿Itrezzo Unified Contact Manager proporciona algún valor adicional para situaciones de crisis?

El Administrador de contactos unificados de itrezzo brilla en estos desafiantes escenarios. Mantenemos el directorio actualizado donde realmente se necesita: en Outlook y en los dispositivos inalámbricos portátiles de su elección.

¿Itrezzo Unified Contact Manager proporciona gestión de incidentes?

No proporcionamos gestión incidiente.

¿Cómo maneja itrezzo el problema de la degradación de la precisión con el tiempo?

Con el tiempo, la mayoría de las bases de datos de contactos de los empleados se vuelven menos precisas. Cuanto más grande es la organización, peor tiende a ser este problema. Esto se resuelve con la plataforma de actualización de autoservicio opcional de itrezzo Unified Contact Manager. La actualización de autoservicio de itrezzo recopila automáticamente información de los nuevos empleados y solicita a los empleados existentes que confirmen la exactitud de sus datos. Esto mejora constantemente la precisión de la base de datos de contactos y garantiza que los empleados sean más accesibles.

Tenemos información muy precisa sobre cada empleado y podemos comunicarnos con ellos. Pero, ¿cuál es la mejor manera de entregar estos datos a nuestros empleados para que puedan comunicarse fácilmente con sus compañeros de trabajo?

Debe enviar la información a la libreta de direcciones interna en los teléfonos celulares que llevan sus empleados y esta información debe actualizarse, al menos a diario. Cada vez que alguien actualiza un dato, itrezzo Unified Contact Manager se asegura de que se entregue con frecuencia, sin requerir ninguna acción por parte del empleado. Con la mayoría de los sistemas de datos de empleados construidos internamente, cada empleado debe actualizar repetidamente su propio directorio de teléfonos inteligentes. Por lo general, no realizan esta actualización con la suficiente frecuencia.

Con itrezzo Unified Contact Manager, nunca tienen que descargar el directorio en su teléfono inteligente, pero permanecen actualizados en todo momento.

¿Qué pasaría si simplemente emitiéramos una directiva de Recursos Humanos: cada empleado debe actualizar su directorio y la información de contacto de emergencia?

Las políticas de RR.HH. rara vez logran un cumplimiento total para la actualización. ¿Cómo sabe que los usuarios han cumplido? Si el 80% de los usuarios no hizo ningún cambio en sus datos de contacto, ¿cómo saber si la baja respuesta significa que estaban demasiado ocupados o que los datos estaban actualizados?

itrezzo ayuda a garantizar que el directorio de empleados sea preciso y esté actualizado al rastrear quién ha revisado su propio perfil de contacto y cuándo se actualizó por última vez. Además, la Actualización de autoservicio reduce el trabajo superfluo al hacer que el empleado actualice su propia información.

Cuando emitimos un nuevo teléfono inteligente y luego lo sincronizamos con Outlook, ¿estamos seguros de que todos los datos de contacto más recientes están ahí?

Los datos de contacto en Outlook no se actualizan a menos que un usuario lo haga él mismo. Esto suele ocurrir con tan poca frecuencia que los datos no son fiables. El Administrador de contactos unificados de itrezzo maneja el proceso de actualización de las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes registrados por los empleados, entregando actualizaciones a los registros y campos que un administrador designa para el usuario o la clase de usuario.

Somos muy minuciosos en la actualización de nuestra lista de empleados y la enviamos por correo electrónico como un archivo de hoja de cálculo a todos los empleados semanalmente. ¿Por qué nuestra organización necesitaría itrezzo?

El archivo de hoja de cálculo no es un método seguro; puede caer fácilmente en las manos equivocadas.

La privacidad de los empleados debe protegerse en un grado razonable.

Otro inconveniente es que muchos empleados no imprimirán la hoja de cálculo cada semana; si lo hicieran, desperdiciaría una gran cantidad de papel y tiempo. Incluso si lo imprimieron, la probabilidad de tener una hoja de cálculo a mano en todo momento es muy baja. En una verdadera emergencia, no encontrarán la hoja de cálculo impresa y la hojearán para buscar números de teléfono. Es mucho más eficiente tener el archivo de direcciones actualizado en su teléfono inteligente. itrezzo envía los datos de contacto actualizados de los empleados a todos los teléfonos inteligentes.

¿Cuánto tiempo lleva implementar una prueba de itrezzo Unified Contact Manager?

Entre una y tres horas.

En una prueba de itrezzo Unified Contact Manager, ¿se requiere ingresar datos?

No. La aplicación itrezzo puede extraer datos de contactos enriquecidos de GAL, buzones de correo compartidos, carpetas públicas y Salesforce.

Nuestro departamento de TI ha invertido mucho tiempo en la creación de un sistema de contacto interno. ¿Por qué necesitamos itrezzo Unified Contact Manager?

Lo que muchas organizaciones descubren sobre los sistemas internos es que tienden a hacer bien una o dos cosas y simplemente no están diseñadas para hacerlo todo bien. Es difícil para la mayoría de los departamentos de TI invertir tiempo en unificar diferentes bases de datos de contactos con precisión y enviar esta información a los teléfonos inteligentes.

¿Qué sucede cuando el desarrollador original del sistema interno deja la empresa? Caos en la gestión de contactos.

Itrezzo Unified Contact Manager apoya a los departamentos de TI y al sistema de contacto interno de sus empresas mediante la automatización de la gestión de contactos, lo que reduce el trabajo general de TI.

Si ya tenemos un sistema de notificación masiva, ¿por qué nuestra organización estaría interesada en el Administrador de Contacto Unificado de itrezzo?

La notificación automatizada es una capacidad valiosa y la gestión de contactos unificada suele ser el ingrediente que falta para una notificación masiva exitosa. Existen excelentes sistemas de notificación de terceros e internos, pero solo son efectivos cuando tienen datos de contacto actualizados y precisos de todos sus empleados. El Administrador de contactos unificados de itrezzo y la Actualización de autoservicio proporcionan los datos precisos y actualizados que necesita su sistema de notificación masiva.

Para situaciones de emergencia o desastre, ¿necesitamos algo además de nuestro sistema de notificación masiva?

La notificación o transmisión es importante, pero es solo la mitad de la solución. La comunicación de persona a persona en crisis también es esencial; sus empleados necesitan hablar entre ellos. Ese es un aspecto crucial para manejar un desastre o una interrupción de la red.

También es importante recordar que los sistemas de transmisión / notificación masiva solo pueden llegar a sus empleados si sus datos de contacto son precisos. En muchas organizaciones, no es inusual encontrar errores en el treinta por ciento de los registros de contacto de los empleados. Los datos de correo electrónico y teléfono suelen tener tasas de error del cinco por ciento. En una transmisión urgente a los empleados, alcanzar solo el 95 por ciento deja al cinco por ciento en riesgo de no recibir el mensaje.

itrezzo cierra esta brecha del 5% al hacer que el directorio de empleados esté disponible en los teléfonos inteligentes de los empleados incluso cuando la red no funciona.

Estoy en COOP / Recuperación ante desastres / Gestión de riesgos. En una crisis, hay personas de otras agencias u organizaciones con las que tengo que ponerme en contacto, y viceversa. ¿Puede ayudar itrezzo UCM?

El personal de respuesta a emergencias a menudo necesita cooperar estrechamente y conectarse de manera confiable con personas de otras organizaciones. Itrezzo Unified Contact Manager facilita eso a través de nuestro módulo InterOrg Connector. Este complemento que actualiza los datos de contacto entre personas de diferentes organizaciones para una accesibilidad constante entre empresas o agencias.

En caso de emergencia, hay algunos documentos clave, nuestros planes de emergencia para cada grupo o departamento, que queremos que todos los empleados tengan. ¿Puede itrezzo Unified Contact Manager ayudar con eso?

Sí, nuestra plataforma de software puede enviar automáticamente documentos seleccionados a grupos seleccionados de empleados y almacenarlos en la memoria caché del teléfono inteligente.

Nuestro sistema interno de datos de empleados se actualiza automáticamente cada período de pago, desde nuestro sistema de nómina, ¿no es eso lo suficientemente preciso?

No es lo suficientemente preciso. La nómina y la mayoría de los demás sistemas internos no siempre tienen los datos de empleados más actualizados, porque no son necesarios para la nómina. No tienen ninguna razón intrínseca para actualizar los campos de datos de contacto de los empleados en la Lista global de direcciones (GAL) que cambian con mayor frecuencia: sus números de teléfono celular, teléfono de oficina y teléfono residencial. Probablemente no incluya los números de dispositivos inalámbricos y las identificaciones internas de los teléfonos inteligentes.

Si su sistema se actualiza desde una base de datos de nómina, probablemente obtendrá un campo importante correcto: eliminará los contactos de los empleados que han terminado y agregará nuevos empleados.

¿Cuál es la ganancia de productividad con la actualización de autoservicio?

La Actualización de autoservicio reduce la carga de trabajo de cada empleado en la entrada de datos de contacto de varias horas en un año a aproximadamente 15 minutos por año y todos los empleados siempre tendrán la información más precisa posible sobre todos los empleados cuyos datos de contacto están autorizados a recibir.

Si itrezzo les da a todos el directorio corporativo completo, ¿significa eso que todos pueden ver el número de casa del CEO?

Definitivamente no. Primero, puede configurar itrezzo Unified Contact Manager para que solo proporcione la información de contacto de emergencia correcta a las personas que la necesitan.

¿Qué tan caro y difícil es ejecutar una prueba de itrezzo Unified Contact Manager? ¿Hay alguna entrada de datos involucrada?

Para obtener más información y configurar el itrezzo, comuníquese con el equipo de soporte de itrezzo.

Para una ejecución de prueba o una implementación real, ¿qué se debe instalar en los dispositivos portátiles de nuestros empleados?

No hay nada instalado, excepto por su administrador de TI en el lado del servidor. Esta es una solución sin cliente ni formación. Sus empleados no conocerán nuestro sistema, pero notarán que su lista de contactos ya está completa, actualizada y lista para usar en su teléfono inteligente.