Liste d’adresses globale sur iPhone: Synchronisation versus Recherche GAL
Microsoft a renommé et lancé l’application très appréciée Accompli le 29 janvier 2015. Cette nouvelle application s’appelle Outlook pour Android. Si vous utilisez Microsoft Exchange Server, cette application est faite pour vous.
Il existe un compromis lors de la recherche dans la liste d’adresses globale de Microsoft Exchange Server à partir d’un iPhone. Si vous êtes un administrateur système à la recherche de moyens d’optimiser l’expérience du smartphone, la recherche GAL peut être un maillon faible. De nombreuses organisations préfèrent synchroniser la liste d’adresses globale avec les contacts Outlook pour chaque boîte aux lettres utilisateur. ActiveSync mettra alors en cache ces contacts GAL sur chaque smartphone. Pour la synchronisation de la GAL Office 365, je vous suggère d’explorer CiraSync.
Lisez ce court article pour voir si la stratégie profitera à vos utilisateurs de smartphones.
Jamie Gomez a un laboratoire au sous-sol du plus ancien bâtiment du campus. Vous pensiez savoir où était son labo. Vous ouvrez l’icône des contacts sur votre iPhone et découvrez qu’il n’est pas parmi vos contacts. Vous effectuez une recherche dans la liste d’adresses globale à partir de votre smartphone, mais vous n’avez pas assez de signal sans fil. Étant au sous-sol, vous remontez les escaliers et vous planez près d’une fenêtre. Mais ça vous demande quand même quelques minutes pour localiser ses informations. Il existe pourtant une technologie plus simple pour résoudre ce problème, mais elle est souvent ignorée.
Gérer les smartphones: synchroniser ou ne pas synchroniser ?
Que les utilisateurs de smartphones du serveur Exchange d’entreprise soient en déplacement ou au bureau, ils utilisent occasionnellement la liste d’adresses globale (GAL). Les utilisateurs devront éventuellement appeler un collègue qui ne figure pas dans leur carnet d’adresses. Cela oblige l’utilisateur à rechercher la liste d’adresses globale à partir d’iOS. La moitié de vos utilisateurs échoueront dans cette tâche et l’autre moitié ne trouvera pas cette méthode productive. Nous pouvons surmonter ces défis avec une stratégie de synchronisation de la liste d’adresses globale.
L’application de contacts iOS
Il y a quatre façons d’afficher les contacts dans le carnet d’adresses iOS. Vous pouvez générer un e-mail ou inviter quelqu’un à une réunion à l’aide du calendrier. Ces deux méthodes rechercheront automatiquement à la fois le carnet d’adresses de l’iPhone et la liste d’adresses globale. Cependant, si vous cliquez sur l’icône Contacts ou si vous composez le numéro à partir de votre téléphone, vous ne verrez aucun contact de la liste d’adresses globale automatiquement. Les seuls contacts GAL visibles sont ceux qui ont été ajoutés manuellement au carnet d’adresses.
Passons en revue les étapes de la recherche de quelqu’un directement à partir du carnet d’adresses.
Recherche dans le carnet d’adresses iOS
Après avoir ouvert le carnet d’adresses, de nombreux utilisateurs font défiler de haut en bas pour se rendre compte qu’ils ne voient pas le contact dont ils ont besoin. Ensuite, ils peuvent taper quelques caractères dans la zone de recherche (Tag 1). À ce stade, ils ont passé près d’une minute sans résultat.
Pour effectuer la recherche de quelqu’un nommé James dans la liste d’adresses globale, vous devez d’abord appuyer sur le bouton Groupes (Tag 2). Cela vous amène à une liste de chaque carnet d’adresses sur cet iPhone.
Ouvrez la liste d’adresses globale dans
une liste d’adresses iPhone.
En bas se trouve le chemin vers la liste d’adresses globale Exchange. (Tag 3)
Si vous cliquez pour ouvrir la liste d’adresses globale, vous devez ensuite toucher à nouveau dans la zone de recherche jusqu’à ce que le clavier apparaisse. Si vous tapez trois caractères, rien ne se passe.
C’est en fait surprenant qu’iOS ne renvoie pas les résultats de la recherche d’adresse globale avec trois caractères. Cependant, dès que vous tapez le quatrième caractère (Tag 4), les résultats apparaissent.
Recherche de la liste d’adresses globale sur un iPhone
Maintenant, lorsque vous sélectionnez enfin les résultats de la recherche, vous obtenez des informations.
Affichage iPhone de Contact GAL
Si la liste d’adresses globale est tenue à jour, vous êtes peut-être prêt à composer le numéro du téléphone professionnel et du téléphone mobile. Cependant, si vous avez besoin d’une adresse de bureau, elle n’est pas disponible. Mais il y a un problème encore plus important. Près de la moitié de tous les utilisateurs ne savent pas comment effectuer une simple recherche à partir de l’application pour téléphone iOS. Ce n’est tout simplement pas aussi simple que de rechercher la liste d’adresses globale lorsque vous rédigez un e-mail. Un autre exemple est la recherche de « James » alors que vous vouliez vraiment rechercher « Jamie ». La recherche de « James » échouera.
Synchroniser la GAL avec l’iPhone est un paris toujours gagnant.
Il s’agit de faciliter la tâche des utilisateurs. En synchronisant un ensemble approprié de contacts GAL avec les contacts Outlook, c’est plus rapide, il n’y a pas d’étapes inhabituelles et c’est aussi plus fiable.
- Avec les contacts synchronisés, les utilisateurs n’auront pas besoin d’effectuer une recherche GAL. Ils obtiennent immédiatement des résultats lorsqu’ils font défiler ou recherchent leur carnet d’adresses.
- Chaque champ d’un carnet d’adresses iPhone est indexé afin que vous puissiez même effectuer une recherche par département ou même par adresse.
- Si vous vous trouvez dans un endroit qui n’a pas de couverture internet (comme un sous-sol), vous avez toujours une copie de la liste d’adresses globale en cache localement.
- Lorsqu’un collègue appelle, il est déjà dans le carnet d’adresses. Ainsi, l’ID de l’appelant est automatiquement utilisé pour la recherche inversée afin de montrer qui appelle. L’appel entrant devrait normalement afficher un nom, un titre ou même la photo de l’appelant.
- Les contacts GAL qu’un utilisateur a ajoutés finiront par devenir obsolètes. Les informations de téléphone et de localisation peuvent devenir une responsabilité. Ça demande du temps pour composer un mauvais numéro. Ça demande plus de temps pour trouver le bon numéro.
- Modifiez un contact une fois dans la liste d’adresses globale, synchronisez-le avec des milliers de smartphones.
Certains experts en mobilité ont déjà compris que la synchronisation est meilleure que la recherche. Leur prochaine étape consiste à trouver et à mettre en œuvre une solution pour synchroniser la liste d’adresses globale avec Android, iPhone et les smartphones Windows. Si vous souhaitez que tous vos smartphones soient parfaitement synchronisés avec le personnel, les fournisseurs ou les contacts commerciaux, nous aimerions partager notre expertise dans ce domaine. Contactez nous s’il vous plait!
