Utilisez une boule de cristal de la GAL sur un iPhone ou Android
Avant de synchroniser la GAL avec un iPhone ou tout autre SmartPhone, profitez des leçons apprises de vos pairs qui l’ont déjà fait. Si vous passez en revue les questions ci-dessous, cela vous donnera un point de départ pour votre projet de synchronisation GAL vers iPhone.
Le travail de base le plus important est d’identifier les contacts exacts de la liste d’adresses globale dont vous avez besoin, ou plus important encore, d’exclure les contacts dont vous n’avez pas besoin. Vous aurez également besoin d’un moyen simple d’identifier les utilisateurs de Smartphone qui devraient obtenir ces contacts. Étant donné que les contacts de la liste d’adresses globale seront créés dans la boîte aux lettres d’un utilisateur sur le serveur Exchange, voulez-vous placer les contacts dans le dossier de contacts Outlook par défaut ? Si un utilisateur a des contacts GAL existants, fusionnez-vous les contacts, les effacez-les ou les dupliquez-vous ? Toutes les informations de la liste d’adresses globale sont-elles correctes et avez-vous besoin de rechercher des coordonnées à partir d’une base de données du département des Ressources Humaines ou d’un dossier public ?
Si vous êtes sur Office 365, explorez également cet article sur le blog de CiraSync : Synchroniser la liste d’adresses globale avec Outlook et les smartphones ?
Je vais expliquer ces distinctions et donner un exemple de synchronisation des contacts GAL avec un iPhone.
Remarque : si vous souhaitez synchroniser un calendrier avec un ou plusieurs iPhone, consultez l’article sur comment synchroniser les calendriers des dossiers publics Outlook avec iPhone et Android.
Avez-vous vraiment besoin de la totalité de la GAL ?
Si vous avez besoin de synchroniser la GAL (Liste d’adresses globale) avec de nombreux utilisateurs de Smartphone, vous devez d’abord considérer ce qu’il y a dans votre GAL. Si votre serveur Exchange contient moins de 100 boîtes aux lettres, la liste d’adresses globale peut être une collection propre de contacts à envoyer aux Smartphones.
Cependant, dans de nombreuses entreprises, la liste d’adresses globale est encombrée de nombreuses entrées supplémentaires qu’il n’est pas souhaitable de synchroniser avec un SmartPhone. En voici quelques exemples :
- Boîtes aux lettres tests – parfois, le personnel informatique crée plusieurs boîtes aux lettres tests pour les aider à faire leur travail plus efficacement. Je doute que vous les vouliez dans le carnet d’adresses iPhone de votre PDG.
- Boîtes aux lettres à usage spécial et partagées. Parfois, un groupe de travail partagera une boîte aux lettres pour répondre aux e-mails ou partager du contenu. J’ai également vu des boîtes aux lettres comme Etudiants #1 à #20 pour les postes de travail dans la salle de formation. Parfois, il est préférable de ne pas inclure ces boîtes aux lettres dans le carnet d’adresses du Smartphone.
- Les boîtes aux lettres de compte de service sont créées pour des applications spéciales. Ils ne peuvent pas toujours être cachés. C’est très ennuyeux d’avoir ces contacts dans vos contacts iPhone ou Android.
- Les salles de conférence se voient généralement attribuer une boîte aux lettres unique. Voulez-vous que ces boîtes aux lettres soient visibles sur les Smartphones ? Certaines personnes les veulent et d’autres non.
- Certaines entreprises ajoutent des UO (unités organisationnelles) dans les contacts Active Directory pour les fournisseurs, les partenaires et les filiales. Vous constaterez peut-être que certains utilisateurs ont besoin de ces contacts et que d’autres les trouvent distrayants.
- Voulez-vous que les groupes de distribution soient également envoyés aux Smartphones ? Voulez-vous tous les groupes ou seulement certains groupes ?
- Et si la GAL est trop grande ? Vous ne voudrez peut-être pas synchroniser 15 000 contacts. Peut-être que les contacts sont diffusés par département, emplacement ou unité organisationnelle ?
J’ai vu des clients avec une liste d’adresses globale de 500 entrées, mais seulement 150 étaient des boîtes aux lettres pertinentes (selon les principaux décideurs) en tant que contacts sur leurs iPhones. L’essentiel est que vous essayez de rendre vos utilisateurs de SmartPhone aussi productifs que possible. Réfléchissez un peu à cela et parlez à d’autres membres du personnel pour obtenir un consensus.
Où est la GAL ?
La liste d’adresses globale est-elle on-premise ou sur le cloud ? Ceci dictera la façon dont votre serveur d’applications synchronisera les contacts de la liste d’adresses globale :
- Si votre organisation dispose d’Active Directory et d’Exchange Server on-premise, LDAP est la méthode préférée pour charger les détails des boîtes aux lettres, des contacts AD et des groupes de distribution.
- Si votre entreprise est sur un serveur Exchange hébergé, vous n’aurez probablement pas d’accès LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Le Web Exchange Server (EWS) est généralement la seule méthode pour répertorier les entrées dans la liste d’adresses globale.
- Si votre organisation utilise Office 365, la méthode optimale consiste à configurer Azure Active Directory.
Vous pouvez également regarder cette vidéo sur comment synchroniser la GAL sur iPhone et Android à l’aide d’itrezzo UCM.
Méthodes pour définir la GAL
Si vous envisagez d’automatiser ce processus, vous avez besoin d’un mécanisme pour définir quels contacts de la GAL sont souhaités. Votre entreprise possède-t-elle déjà un groupe de distribution Exchange appelé « Tous les employés » ou quelque chose du genre ? Ça pourrait être la meilleure Source.
Une autre façon de définir les contacts GAL que vous souhaitez synchroniser sur l’iPhone est par « OU » ou unité organisationnelle telle qu’elle est organisée dans Active Directory. Si Active Directory est déjà organisé de cette façon, vous pourrez peut-être sélectionner quelques unités organisationnelles.
Une troisième méthode consiste à utiliser la totalité de la liste d’adresses globale, mais exclure ensuite certaines unités organisationnelles qui ont des boîtes aux lettres indésirables.
La GAL est-elle à jour ?
Y a-t-il des procédures en place pour fréquemment appliquer des changements aux contact du personnel à Active Directory ? Après tout, s’il existe un numéro de téléphone mobile obsolète, une synchronisation très efficace enverra ce mauvais numéro à des centaines ou des milliers d’utilisateurs. Corrigez-le dans Active Directory et tout le monde obtient le bon numéro.
Y a-t-il des problèmes de confidentialité des contacts ?
Y a-t-il des informations que vous ne souhaitez pas publier dans la liste d’adresses globale mais que vous souhaitez sur les Smartphones ? Par exemple, le numéro de téléphone et les adresses personnelles. Les RH s’opposeront-elles à ce que les informations de la maison soient transmises aux Smartphones ? En même temps, peut-être que les managers doivent avoir cette information.
Où vont les contacts GAL ?
Après avoir pris nos décisions sur la façon de définir les contacts de la GAL, nous voulons ensuite déterminer les utilisateurs cibles. Qui obtient les contacts, quel dossier de contacts utilisons-nous et que se passe-t-il si les utilisateurs ont déjà des contacts de leurs collègues ?
Qui obtient les contacts GAL ?
Est-ce que tout le monde dans l’entreprise a un Smartphone ? Ou est-ce une exigence réservée aux utilisateurs de Smartphone ? Vous voulez éviter d’avoir à assigner manuellement quelques centaines d’utilisateurs dans une liste cible. Faire ceci pour définir votre population de Smartphone pose deux problèmes.
Tout d’abord, vous pourriez oublier d’inclure certains utilisateurs clés. Deuxièmement, voulez-vous vraiment avoir une chose de plus à faire chaque fois qu’un utilisateur rejoint ou quitte l’organisation ? Ce dont vous avez vraiment besoin, c’est d’un groupe automatisé qui est mis à jour lorsqu’un utilisateur obtient un Smartphone. Un compromis pourrait consister à laisser manuellement le service d’assistance gérer cette liste en créant un groupe AD. Cependant, c’est toujours sujet aux erreurs. L’automatisation c’est la clé.
Une autre chose à considérer est le ciblage approprié des utilisateurs. Certains utilisateurs du Mac d’Apple n’obtiennent pas de copie hors ligne de la liste d’adresses globale. Ne serait-il pas idéal de donner à ces utilisateurs une réplique de la GAL dans leurs contacts ?
Quel dossier de contacts Outlook utilisez-vous ?
Les contacts Outlook se synchronisent avec le carnet d’adresses de votre Smartphone à l’aide d’ActiveSync. En ajoutant les contacts de la liste d’adresses globale au dossier de contacts par défaut de quelqu’un, ils apparaîtront dans le carnet d’adresses du Smartphone. Pour une petite GAL, c’est une excellente solution. Cependant, que se passe-t-il si les utilisateurs finaux ne veulent pas que des centaines ou des milliers de contacts d’entreprise soient mélangés à leurs contacts personnels ? Une solution consiste à spécifier un sous-dossier tel que staff ou GAL et à garder le GAL séparé du dossier de contacts par défaut.
Voulez-vous éviter les contacts en double ?
Que faire si l’utilisateur a déjà des contacts GAL ? Ce n’est pas une bonne idée d’effacer ces contacts. Un utilisateur peut avoir obtenu les coordonnées personnelles d’un collègue qui ne figure pas dans la liste d’adresses globale. Vous ne voudrez peut-être pas supprimer leurs contacts GAL, mais le carnet d’adresses de l’iPhone peut l’afficher comme un contact dupliqué. Dans la plupart des cas, la solution consiste à fusionner les informations GAL dans le contact existant pour éviter de créer des doublons.
Il y a 30 champs dans un contact du carnet d’adresses d’un iPhone
Qu’en est-il des champs spéciaux tels que l’adresse du bureau et l’adresse postale ? Photos des employés ?
Pour commencer, l’adresse personnelle n’est même pas disponible comme entrée dans le GAL. Si quelqu’un a essayé d’utiliser l’entrée de l’adresse professionnelle dans la GAL pour l’adresse personnelle, méfiez-vous. Cela vous compliquera grandement la vie. Ces adresses apparaîtront dans Contacts de l’Phone dans le champ d’adresse professionnelle.
D’après mon expérience passée, je peux garantir que cela finira par provoquer une énorme problème. Corrigez cela avant de tenter une synchronisation avec l’iPhone.
Si vous souhaitez synchroniser les photos des employés avec les contacts du smartphone ou de l’iPhone, il est préférable d’utiliser l’attribut AD Thumbnail (Vignette AD).
Très grosse GAL
Grosse est un terme relatif. Alors qu’une GAL de 5000 boîtes aux lettres est assez grosse, il est totalement gérable sur les smartphones iPhone ou Android d’aujourd’hui qui ont beaucoup de flash, de RAM et de processeurs rapides. Nous avons des clients qui poussent 30 000 contacts vers les carnets d’adresses iPhone et Android. Cependant, je ne recommanderais pas de pousser un GAL supérieur à environ 15 000. Cela dérange certains utilisateurs et vous n’avez pas besoin de forcer cela dans la gorge de quelqu’un. Il existe des alternatives.
Si votre hiérarchie Active Directory a partitionné les utilisateurs en unités organisationnelles, cela peut présenter des opportunités de partitionnement de la GAL. Une autre stratégie consiste parfois à utiliser des groupes de distribution qui identifient les employés dans différentes villes ou régions. Par exemple, tous les employés de Los Angeles peuvent obtenir les coordonnées de leur bureau. Si certaines personnes en ont besoin, vous pourriez compléter leurs contacts avec le All HQ DL.
Il existe une alternative pour les situations extrêmement importantes liées à la GAL. Un client avec une taille de la GAL bien au-delà de 250 000 utilisateurs utilise principalement une stratégie de mise à jour « drive by ». Chaque dossier de contacts par défaut des utilisateurs est recherché. Si l’un de ces contacts correspond à une adresse e-mail dans la GAL, il y aura une mise à jour “Contact standard”. Dans ce cas, les informations de la GAL sont fusionnées avec leurs contacts. Le téléphone, l’adresse et d’autres champs de texte pour les contacts existants des utilisateurs sont effectués quotidiennement. Même si quelqu’un ajoute un contact vide avec une adresse e-mail, la plupart des blancs seront remplis. Aucun contact personnel n’est affecté car ces contacts n’ont pas d’adresse e-mail correspondant aux contacts GAL.
Plus de détails dans le prochain article
Il ya plusieurs choses à considérer pour synchroniser la GAL avec un iPhone. Dans “Conseils pratiques pour synchroniser la liste d’adresses globale avec les smartphones“, je vais vous guider, étape par étape, sur la façon de les implémenter avec itrezzo Unified Contact Management.
