Obtenga una réplica del GAL en un iPhone o Android
Antes de sincronizar el GAL con un iPhone o cualquier otro teléfono móvil inteligente, aprovecha las lecciones aprendidas de tus compañeros que ya lo han hecho. Si repasa las preguntas que aparecen a continuación, tendrá un punto de partida bien informado para su proyecto de sincronización del GAL con el iPhone.
El trabajo de base más importante es identificar los contactos exactos del GAL que necesitas o, lo que es más importante, excluir los contactos que no necesitas. También tendrá que tener una forma sencilla de identificar a los usuarios de teléfonos inteligentes que deben recibir estos contactos. Dado que los contactos del GAL se van a crear en el buzón de un usuario en el servidor de Exchange, ¿quieres colocar los contactos en la carpeta de contactos de Outlook por defecto? Si un usuario tiene contactos GAL existentes, ¿se fusionan los contactos, se borran o se duplican? ¿Son correctos todos los datos que figuran en la GAL y es necesario obtener algún dato de contacto de una base de datos de recursos humanos o de una carpeta pública?
En caso de que estés en Office 365, explora también este post en el Blog de CiraSync: ¿Sincronizar el GAL con Outlook y teléfonos inteligentes?
Voy a explicar estas distinciones y proporcionar un ejemplo de sincronización de los contactos GAL con un iPhone.
Nota: Si quieres sincronizar un calendario con uno o varios iPhone, consulta “Cómo sincronizar calendarios de la carpeta pública de Outlook con iPhone y Android”.
¿Realmente necesita la GAL completa?
Si tiene la necesidad de sincronizar la GAL (Lista Global de Direcciones) con muchos usuarios de teléfonos inteligentes, primero debe considerar qué hay en su GAL. Si su servidor Exchange tiene menos de 100 buzones, la GAL puede ser una colección limpia de contactos para enviar a los teléfonos inteligentes.
Sin embargo, en muchas empresas, el GAL se satura con muchas entradas adicionales que no es conveniente sincronizar con un teléfono inteligente. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Buzones de prueba: a veces, el personal de IT crea varios buzones de prueba para ayudarles a hacer su trabajo de forma más eficaz. Dudo que quiera esto en la libreta de direcciones del iPhone de su director general.
- Buzones especiales y compartidos. A veces, un grupo de trabajo compartirá un buzón para responder a los correos electrónicos o compartir contenidos. También he visto buzones como el del estudiante #1 al #20 para los puestos de trabajo en la sala de formación. A veces es mejor dejar estos buzones fuera de la libreta de direcciones del teléfono inteligente.
- Los buzones de cuentas de servicio se crean para aplicaciones con fines especiales. No siempre se pueden ocultar. Estos pueden ser muy molestos para tener en sus contactos de iPhone o Android.
- Las salas de conferencias suelen tener asignado un único buzón. ¿Necesitas que estos buzones sean visibles en los teléfonos móviles? Algunas personas las quieren, y otras no.
- Algunas empresas añaden OU (unidades organizativas) en los contactos de Active Directory para los proveedores, socios y filiales. Puede que algunos usuarios necesiten estos contactos y otros los encuentren molestos.
- ¿Quieres que los grupos de distribución se envíen también a los teléfonos inteligentes? ¿Quiere todos los grupos o sólo algunos?
- ¿Y si el GAL es demasiado grande? Es posible que no quieras impulsar 15.000 contactos. ¿Quizás los contactos se difunden por departamento, ubicación o unidad organizativa?
He visto clientes con un GAL de 500 entradas, pero sólo 150 eran buzones relevantes (según los tomadores de decisiones clave) como contactos en sus iPhones. En definitiva, lo que se pretende es que los usuarios de los teléfonos móviles sean lo más productivos posible. Piénsalo un poco y habla con otros miembros del personal para llegar a un consenso.
¿Dónde está la GAL?
¿El GAL está en las oficinas o en la nube? Esto dictará cómo su aplicación de servidor sincronizará los contactos de la Lista Global de Direcciones:
- Si su organización cuenta con Active Directory y Exchange Server locales, LDAP es el método preferido para cargar los detalles de los buzones, los contactos de AD y los grupos de distribución.
- Si su empresa está en un servidor Exchange in situ, probablemente no tendrá acceso a LDAP. Exchange Web Service (EWS) suele ser el único método para listar las entradas en la GAL.
- Si su organización está en Office 365, el método óptimo es configurar Azure Active Directory.
También puede ver un vídeo aquí: Cómo sincronizar el GAL con iPhone y Android usando itrezzo UCM.
Métodos para definir la GAL
Si va a automatizar este proceso, necesita un mecanismo para definir qué contactos del GAL se desean. ¿Su empresa ya tiene un grupo de distribución de Exchange llamado “Todos los empleados” o algo similar? Esta podría ser la definición ideal de la Fuente.
Otra forma de definir los contactos GAL que desea sincronizar con el iPhone es por “OU” o Unidad Organizativa tal y como está organizada en Active Directory. Si el AD ya está organizado de esta manera, es posible que pueda seleccionar algunas OU.
Un tercer método puede ser utilizar todo el GAL, pero excluir ciertas OU’s que tengan buzones no deseados.
¿Está la GAL al día?
¿Existen procedimientos para aplicar los cambios frecuentes de contacto con el personal de AD? Al fin y al cabo, si hay un número de teléfono móvil obsoleto, una sincronización muy eficaz enviará ese número erróneo a cientos o miles de usuarios potencialmente. Corríjalo en AD y todos tendrán el número correcto.
¿Hay problemas de privacidad en los contactos?
¿Hay información que no quieres publicar en la GAL pero que quieres que aparezca en los teléfonos inteligentes? Por ejemplo, el teléfono y la dirección del domicilio. ¿Se opondrá RRHH a que se envíe la información del hogar a los teléfonos inteligentes? Al mismo tiempo, tal vez los gerente deban disponer de esta información.
¿Dónde van los contactos del GAL?
Después de haber tomado nuestras decisiones sobre cómo definir los contactos de la GAL, lo siguiente que queremos hacer es determinar los usuarios de destino. ¿Quién recibe los contactos, qué carpeta de contactos utilizamos y qué ocurre si los usuarios ya tienen contactos de sus compañeros de trabajo?
¿Quién recibe los contactos de la GAL?
¿Todo el mundo en la empresa tiene un teléfono móvil? ¿Este requisito es sólo para los usuarios de teléfonos móviles? Quiere evitar tener que asignar manualmente unos cientos de usuarios en una lista de destino. Hacer esto de uno en uno para definir su población de teléfonos móviles inteligentes tiene dos problemas.
En primer lugar, puede olvidarse de incluir a algunos usuarios importantes. En segundo lugar, ¿realmente quiere tener una cosa más que hacer cada vez que un usuario se incorpora o abandona la organización? Lo que realmente se necesita es un grupo automatizado que se actualice cuando un usuario obtiene un teléfono inteligente. Una opción intermedia podría ser dejar que el servicio de asistencia mantenga manualmente esta lista creando un grupo de AD. Sin embargo, sigue siendo propenso a errores. La automatización es la clave.
Otra cosa que hay que tener en cuenta es la orientación adecuada de los usuarios. Algunos usuarios de Mac de Apple no obtienen una copia offline de la GAL. ¿No sería ideal dar a esos usuarios una réplica del GAL en sus contactos?
¿Qué carpeta de contactos de Outlook utiliza?
Los contactos de Outlook se sincronizan con la libreta de direcciones del teléfono móvil mediante ActiveSync. Al añadir los contactos del GAL a la carpeta de contactos por defecto de alguien, aparecerán en la agenda del teléfono móvil. Para un GAL pequeño, esta es una gran solución. Sin embargo, ¿qué pasa si los usuarios finales no quieren que cientos o miles de contactos de la empresa se mezclen con sus contactos personales? Una solución es especificar una subcarpeta como trabajo o GAL y mantener la GAL separada de la carpeta de contactos por defecto.
¿Desea evitar la duplicación de contactos?
¿Y si el usuario ya tiene algunos contactos GAL? No es buena idea borrar esos contactos. Un usuario puede haber obtenido datos de contacto personales de un compañero de trabajo que no están en la GAL. Puede que no quieras eliminar sus contactos GAL pero la agenda del iPhone puede mostrarlo como un contacto duplicado. En la mayoría de los casos, la solución es fusionar la información de la GAL con el contacto existente para evitar la creación de duplicados.
Hay 30 campos en un contacto de la Agenda del iPhone
¿Qué pasa con los campos especiales, como la ubicación de la oficina y las direcciones postales? ¿Fotos de empleados?
Para empezar, el Domicilio ni siquiera está disponible para ingresar en la GAL. Si alguien ha intentado utilizar la dirección de la empresa en la GAL para la dirección del domicilio, tenga cuidado. Esto le complicará mucho la vida. Esas direcciones aparecerán en los Contactos de iPhone en el campo de dirección de la empresa.
Por la experiencia pasada, puedo garantizar que esto acabará causando agravios. Arregle esto antes de intentar cualquier sincronización con el iPhone.
Si desea sincronizar las fotos de los empleados con los contactos de los teléfonos móviles o del iPhone, lo mejor es utilizar el atributo AD Thumbnail.
GAL muy grande
Grande es un término relativo. Aunque una GAL de 5000 buzones es bastante grande, es totalmente manejable en los actuales iPhone o teléfonos inteligentes Android que tienen mucho flash, ram y procesadores rápidos. Tenemos clientes que envían 30.000 contactos a las libretas de direcciones de iPhone y Android. Sin embargo, no recomendaría forzar un GAL de más de unos 15.000. A algunos usuarios les molesta y no es necesario imponerlo a la fuerza. Hay alternativas.
Si su jerarquía de Active Directory ha dividido a los usuarios en Unidades Organizativas, eso puede presentar algunas oportunidades para dividir la GAL. Otra estrategia consiste a veces en utilizar grupos de distribución que identifican a los empleados en diferentes ciudades o regiones. Por ejemplo, todos los empleados de Los Ángeles podrían obtener la información de contacto de su respectiva oficina. Si ciertas personas lo necesitaran, podrías complementar sus contactos con el archivo de altos cargos.
En situaciones de GAL extremadamente grandes, hay una alternativa más. Un cliente con un tamaño de GAL muy superior a los 250.000 usuarios utiliza principalmente una estrategia de actualización ” a la carta “. Se busca en la carpeta de contactos por defecto de cada usuario. Si alguno de esos contactos coincide con una dirección de correo electrónico en el GAL, habrá una actualización de “Contacto estándar”. En ese caso, la información de los GAL se fusiona con sus contactos. El teléfono, la dirección y otros campos de texto de los contactos existentes de los usuarios se realizan diariamente. Incluso si alguien añade un contacto vacío con una dirección de correo electrónico, la mayoría de los espacios en blanco se rellenan. Ningún contacto personal se ve afectado porque esos contactos no tienen una dirección de correo electrónico que coincida con los contactos GAL.
Más detalles en el próximo post
Hay muchas consideraciones para sincronizar la GAL con un iPhone. En “Consejos prácticos para sincronizar la lista global de direcciones con los teléfonos móviles inteligentes”, le llevaré a través de un tutorial paso a paso de cómo implementar esto con itrezzo Unified Contact Management.
