C’est le problème que beaucoup n’arrivent pas à comprendre. Vous pouvez facilement consulter un calendrier Outlook via l’application mobile Outlook sur iPhone. Cependant, les calendriers partagés sont une construction différente, et sans intervention informatique significative, l’utilisateur moyen aura du mal à utiliser son calendrier partagé sur son iPhone. Les calendriers partagés, les listes de contacts de la liste d’adresses globale et les données des dossiers publics sont difficilement accessibles sur un iPhone.

Ceci peut semer la confusion chez de nombreux utilisateurs. Un calendrier partagé et un dossier public peuvent être immensément utiles pour les utilisateurs d’iPhones, mais aucun n’est accessible nativement sur un iPhone.

Un dossier public fait circuler les informations au sein d’un groupe. Ici, les utilisateurs peuvent stocker et partager des notes, des calendriers et des contacts entre eux. Les informations contenues sont accessibles aux personnes au sein de ce réseau en fonction de la manière dont elles sont diffusées. C’est fantastique, par exemple, de stocker un calendrier décrivant tous les jours fériés de l’entreprise, une liste de numéros de contact importants ou des informations générales dont les employés au sein d’une organisation peuvent avoir besoin.

Un calendrier partagé iPhone, en revanche, est un calendrier dans une boîte aux lettres généralement partagé par 2 à quelques personnes. Ça peut concerner deux collègues qui ont régulièrement besoin de planifier des plans ensemble, un PDG et son assistant, ou deux personnes dont les horaires doivent bien s’aligner. Dans un calendrier partagé, un utilisateur peut modifier les horaires et cela va se refléter chez les deux individus. Dans le cas de l’assistant de direction et de l’exécutif de niveau C, c’est génial car le niveau C peut passer sa journée pendant que l’OE effectue tous les changements d’horaire qui surviennent – et le niveau C peut écraser et mettre à jour au besoin.

Dans un environnement typique, ces deux utilisateurs devraient se téléphoner pour confirmer et s’assurer que les modifications sont correctement effectuées et mises à jour. C’est à la fois chronophage et tout simplement désuet. Désormais, lorsque les gens sont sur le terrain – où qu’ils soient – un changement effectué à une extrémité se reflète sur l’autre, sans qu’il soit nécessaire de faire les allers-retours constants qui accompagnent la planification quotidienne.

Cependant, sans une solution pour fournir cette connexion, ces calendriers partagés sont fonctionnellement inutiles lors de l’utilisation d’un iPhone; les informations sont inaccessibles si vous n’êtes pas devant un ordinateur. À mesure que les gens dépendent de plus en plus de leur iPhone, le coût de ne pas résoudre ce problème s’est aggravé.

Actuellement, les options pour les organisations on-premise sont très limitées. À moins d’utiliser un service capable de gérer une organisation et qui coûte des dizaines de milliers de dollars, de développer une solution interne ou d’abandonner complètement les calendriers partagés, la meilleure option pour les entreprises de migrer vers Office 365 ou d’utiliser la solution itrezzo.

itrezzo a développé une solution utilisant une application de calendrier native pour iPhone et l’application mobile Outlook pour synchroniser les calendriers partagés directement sur les smartphones des employés. Les utilisateurs peuvent également mettre à jour leurs calendriers lorsqu’ils ne sont pas au bureau; les informations se reflèterons automatiquement sur leur ordinateur.