Sincronizar calendarios compartidos a través de Outlook con iPhones

Calendarios compartidos en directo en los iPhones de los empleados

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¿Por qué utilizar itrezzo UCM para sincronizar calendarios compartidos con iPhones?

No debería tener que instalar software adicional, tocar cientos de teléfonos móviles o realizar la capacitación de usuarios solo para brindar acceso móvil a calendarios compartidos. itrezzo hace que sea fácil compartir calendarios con los usuarios de iPhones.

AUTOMATIZACIÓN

Los empleados tienen acceso instantáneo al calendario de la empresa en su iPhone.

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Unifique y sincronice los calendarios de todas las fuentes y téngalos al alcance de la mano.

ESCALABLE

Sincroniza los calendarios compartidos con todos los iPhone de la empresa.

REDUCIR EL DESORDEN

Proporcione calendarios compartidos específicamente para los empleados que los necesiten.

SELECCIÓN FLEXIBLE

Aproveche los grupos de distribución GAL existentes para actualizaciones específicas.

ACTUALIZACIONES INCREMENTALES

Minimice los costos de datos de teléfonos celulares sincronizando solo los contactos modificados con los teléfonos de los usuarios. Reduzca el tiempo y los errores de sincronización.
¿Por qué utilizar un calendario compartido de Outlook?

Los calendarios de Outlook son fantásticas herramientas de organización; de hecho, en la mayoría de las grandes organizaciones, un calendario es la columna vertebral de las actividades diarias del empleado promedio. Sin embargo, se encuentran con un problema: las referencias cruzadas y la planificación. La solución típica es enviar una invitación, preguntar cuándo está disponible alguien, o simplemente bloquear innecesariamente el tiempo para reservar una hora de reunión. Esto es poco elegante, consume tiempo y es un poco irritante. Por ello, muchas organizaciones han pasado a utilizar un calendario compartido, es decir, un calendario que existe en un buzón de correo y que uno o varios usuarios pueden ver y actualizar para concertar las horas de reunión. Esto evita el solapamiento de las reuniones, ahorra tiempo de agenda y, en general, reduce el estrés y las molestias creadas por intentar programar una reunión con un compañero de trabajo.

Sin embargo, esto tiene un problema: estos calendarios sólo son accesibles en Outlook para escritorio. Si está de viaje con su iPhone, no se podrán leer.

¿Por qué no puedo ver mi calendario compartido de Outlook en mi iPhone?

Esta es una cuestión que mucha gente no puede entender. Un calendario típico de Outlook puede verse sin problemas a través de la aplicación móvil de Outlook en los iPhones. Sin embargo, los calendarios compartidos son una construcción diferente, y sin una intervención significativa de IT, el usuario medio va a tener problemas para utilizar su calendario compartido mientras está en su iPhone. Los calendarios compartidos, las listas de contactos GAL y los datos de las carpetas públicas suelen ser de difícil acceso en un iPhone.

Calendario compartido vs. Calendario de carpeta pública

Esto puede causar confusión para muchos usuarios – tanto un Calendario Compartido como una Carpeta Pública pueden ser infinitamente útiles para los usuarios de iPhones, sin embargo, ninguno es accesible de forma nativa en uno.

Una carpeta pública sirve como depósito de información dentro de un grupo. Aquí los usuarios pueden almacenar y compartir notas, calendarios y contactos entre sí. La información que contiene está disponible para los individuos dentro de esa red dependiendo de cómo se difunda. Esto es fantástico para, por ejemplo, almacenar un calendario con todos los días festivos de la empresa, una lista de números de contacto importantes o información general que todos los miembros de una organización puedan necesitar.

Por otro lado, un calendario compartido en el iPhone es un calendario dentro de un buzón de correo que suele ser compartido por 2 o pocas personas. Los usos más comunes son dos compañeros de trabajo que necesitan hacer planes con regularidad, un director general y su asistente, o cualquier otra persona cuyos horarios deban estar bien alineados. Dentro de un calendario compartido un usuario puede cambiar los horarios y se reflejará para ambos individuos. En el caso del asistente ejecutivo y el ejecutivo de nivel C, esto es estupendo, ya que el nivel C puede dedicarse a su día mientras el asistente ejecutivo realiza todos los cambios de agenda que surjan, y el nivel C puede sobrescribir y actualizar cuando sea necesario.

En un entorno típico, estos dos usuarios tendrían que llamarse mutuamente para confirmar y asegurarse de que los cambios se realizan y actualizan correctamente. Esto lleva mucho tiempo y es simplemente anticuado. Ahora, cuando el personal está sobre el terreno -dondequiera que se encuentre-, un cambio realizado en un extremo se refleja en el otro, sin necesidad de las constantes idas y venidas que conlleva la planificación diaria.

Sin embargo, sin una solución que proporcione esta conexión, estos calendarios compartidos son funcionalmente inútiles mientras se utiliza un iPhone; la información es funcionalmente inaccesible si no se está en un ordenador. A medida que la gente depende cada vez más de sus iPhones, el coste de no solucionar este problema se agrava.

¿Qué soluciones hay para este problema?

Actualmente, las opciones para las organizaciones in situ son muy limitadas. A falta de utilizar un servicio que puede costar a una organización decenas de miles de dólares, desarrollar una solución interna o abandonar por completo los calendarios compartidos, la mejor opción para las empresas es migrar a Office 365 o emplear la solución itrezzo.

¿Cómo soluciona itrezzo el problema de los calendarios compartidos y el iPhone?

itrezzo ha desarrollado una solución que utiliza la aplicación nativa de calendario de los iPhones y la aplicación móvil de Outlook para sincronizar los calendarios compartidos directamente con los teléfonos inteligentes de los empleados. Los usuarios también pueden actualizar sus calendarios mientras están fuera de la oficina; la información se reflejará cuando vuelvan a su escritorio.

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«Nuestros gerentes de proyectos y electricistas en la calle siempre tienen contactos precisos y horarios actualizados en sus dispositivos móviles».
Archie Campo,

Administrador de sistemas Exchange, Sprig Electric

“¡Itrezzo UCM facilita la sincronización de calendarios! ¡Solo ‘configúralo y olvídalo!’ itrezzo hará todo el trabajo».

Empresas y calendarios compartidos

Los calendarios compartidos son una herramienta de colaboración indispensable para empresas de cualquier tamaño. Se pueden utilizar para realizar un seguimiento de las reuniones de los clientes, los eventos de la empresa, los turnos de trabajo rotativos y los recursos de la empresa. Los calendarios compartidos pueden ser administrados fácilmente por cualquier empleado desde su escritorio. Sin embargo, fuera de la oficina con un iPhone es una historia diferente.

iPhones y calendarios compartidos

La llegada de los teléfonos inteligentes ha cambiado enormemente la forma en que trabajamos. Se puede trabajar casi en cualquier momento y en cualquier lugar si los empleados tienen conexión a Internet. Sin embargo, esto no es necesariamente cierto para los empleados que dependen de calendarios compartidos, especialmente aquellos que tienen calendarios compartidos en servidores de Microsoft.

Microsoft no ofrece ninguna forma de sincronizar automáticamente los calendarios compartidos con los iPhones. Esto puede llevar a una fuerza laboral desorganizada porque los empleados pueden faltar a reuniones críticas y no estar preparados durante una emergencia. Las soluciones provisionales manuales tampoco son una solución porque consumen mucho tiempo y son propensas a errores.

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