Synchronisez les calendriers partagés via Outlook avec les Androids
Calendriers partagés instantanément sur les appareils Android des employés
Pourquoi utiliser itrezzo UCM pour synchroniser les calendriers partagés avec les appareils Android?
Vous n’aurez pas à installer de logiciel supplémentaire, à toucher des centaines de smartphones ou à organiser une formation utilisateur uniquement pour fournir un accès mobile aux calendriers partagés. itrezzo facilite le partage de calendriers avec les utilisateurs d’Android!
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Les employés ont un accès instantané au calendrier de l’entreprise sur leurs appareils Android.
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Pourquoi utiliser un calendrier partagé Outlook?
Les calendriers Outlook sont des outils organisationnels fantastiques – en fait, dans la plupart des grandes organisations, un calendrier est l’épine dorsale des activités quotidiennes de l’employé moyen. Cependant, ils se heurtent à un problème: les références croisées et la planification. La solution typique est d’envoyer une invitation, de demander quand quelqu’un est disponible ou simplement de bloquer inutilement du temps afin de réserver une heure de réunion. Ceci est inélégant, prend du temps et un peu irritant. En tant que tel, de nombreuses organisations sont passées à l’utilisation d’un calendrier partagé – un calendrier qui existe dans une boîte aux lettres qu’un ou plusieurs utilisateurs peuvent afficher et mettre à jour afin de s’informer des heures de réunion. Cela évite le chevauchement des réservations, permet de gagner du temps et réduit globalement le stress et les tracas créés en essayant de planifier une réunion avec un collègue.
De plus, et voilà le problème, ces calendriers ne sont accessibles que sur Outlook, version bureau ou pc. Si vous n’avez pas votre ordinateur, impossible d’accéder au calendrier, même sur votre Android.
Pourquoi ne puis-je pas afficher mon calendrier Outlook partagé sur mon Android?
C’est un problème que beaucoup de gens n’arrivent pas à comprendre. Vous pouvez facilement consulter un calendrier Outlook via l’application mobile Outlook sur Android. Cependant, les calendriers partagés sont une construction différente, et sans intervention informatique significative, l’utilisateur moyen aura du mal à utiliser son calendrier partagé sur son Android. Les calendriers partagés, les listes de contacts de la liste d’adresses globale et les données des dossiers publics sont difficilement accessibles sur un appareil Android.
Calendrier partagé et calendrier des dossiers publics
Celui-ci peut semer la confusion chez de nombreux utilisateurs. Un calendrier partagé et un dossier public peuvent être infiniment utiles pour les utilisateurs d’Android, mais aucun n’est accessible nativement sur un appareil Android.
Un dossier public fait circuler les informations au sein d’un groupe. Ici, les utilisateurs peuvent stocker et partager des notes, des calendriers et des contacts entre eux. Les informations contenues sont accessibles aux personnes au sein de ce réseau en fonction de la manière dont elles sont diffusées. C’est fantastique, par exemple, de stocker un calendrier décrivant tous les jours fériés de l’entreprise, une liste de numéros de contact importants ou des informations générales dont les employés au sein d’une organisation peuvent avoir besoin.
Un calendrier partagé iPhone, en revanche, est un calendrier dans une boîte aux lettres généralement partagé par 2 à quelques personnes. Ça peut concerner deux collègues qui ont régulièrement besoin de planifier des plans ensemble, un PDG et son assistant, ou deux personnes dont les horaires doivent bien s’aligner. Dans un calendrier partagé, un utilisateur peut modifier les horaires et cela va se refléter chez les deux individus. Dans le cas de l’assistant de direction et de l’exécutif de niveau C, c’est génial car le niveau C peut passer sa journée pendant que l’OE effectue tous les changements d’horaire qui surviennent – et le niveau C peut écraser et mettre à jour au besoin.
Dans un environnement typique, ces deux utilisateurs devraient se téléphoner pour confirmer et s’assurer que les modifications sont correctement effectuées et mises à jour. C’est à la fois chronophage et tout simplement désuet. Désormais, lorsque les gens sont sur le terrain – où qu’ils soient – un changement effectué à une extrémité se reflète sur l’autre, sans qu’il soit nécessaire de faire les allers-retours constants qui accompagnent la planification quotidienne.
Cependant, sans une solution pour fournir cette connexion, ces calendriers partagés sont fonctionnellement inutiles lors de l’utilisation d’un appareil Android; les informations sont inaccessibles si vous n’êtes pas devant un ordinateur. À mesure que les gens dépendent de plus en plus de leurs appareils Android, le coût de ne pas résoudre ce problème s’est aggravé.
Quelles sont les solutions pour résoudre ce problème?
Actuellement, les options pour les organisations on-premise sont très limitées. À moins d’utiliser un service capable de gérer une organisation et qui coûte des dizaines de milliers de dollars, de développer une solution interne ou d’abandonner complètement les calendriers partagés, la meilleure option pour les entreprises de migrer vers Office 365 ou d’utiliser la solution itrezzo.
Comment itrezzo résout-il le problème de synchronisation des calendriers partagés et des appareils Android?
itrezzo a développé une solution utilisant application de calendrier native pour appareils Android et l’application mobile Outlook pour synchroniser les calendriers partagés directement sur les smartphones des employés. Les utilisateurs peuvent également mettre à jour leurs calendriers lorsqu’ils ne sont pas au bureau; les informations se reflèterons automatiquement sur leur ordinateur.
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Entreprises et calendriers partagés
Les calendriers partagés sont un outil collaboratif indispensable pour les entreprises de toute taille. Ils peuvent être utilisés pour garder un œil sur les réunions avec les clients, les événements de l’entreprise, les quarts de travail et les ressources de l’entreprise. De plus, les calendriers partagés peuvent être facilement gérés par n’importe quel employé depuis son bureau. Cependant, sur un appareil Android en dehors du bureau, c’est une autre histoire.
Androids et calendriers partagés
L’avènement des smartphones a profondément changé notre façon de travailler. Le travail peut être effectué n’importe quand et n’importe où si les employés disposent d’une connexion Internet. Cependant, ce n’est pas nécessairement le cas pour les employés qui dépendent de calendriers partagés, en particulier ceux qui ont des calendriers partagés sur des serveurs Microsoft.
Microsoft n’offre aucun moyen de synchroniser automatiquement les calendriers partagés avec des iPhones. Conséquence: main-d’œuvre désorganisée, car les employés manquent des réunions stratégiques et ne sont pas préparés en cas d’urgence. Les solutions pour contourner manuellement ce problème ne sont pas non plus efficaces car elles prennent du temps et sont sujettes aux erreurs.
