Esta es una cuestión que mucha gente no puede entender. Un calendario típico de Outlook puede verse sin problemas a través de la aplicación móvil de Outlook en los iPhones. Sin embargo, los calendarios compartidos son una construcción diferente, y sin una intervención significativa de IT, el usuario medio va a tener problemas para utilizar su calendario compartido mientras está en su iPhone. Los calendarios compartidos, las listas de contactos GAL y los datos de las carpetas públicas suelen ser de difícil acceso en un iPhone.

Esto puede causar confusión para muchos usuarios – tanto un Calendario Compartido como una Carpeta Pública pueden ser infinitamente útiles para los usuarios de iPhones, sin embargo, ninguno es accesible de forma nativa en uno.

Una carpeta pública sirve como depósito de información dentro de un grupo. Aquí los usuarios pueden almacenar y compartir notas, calendarios y contactos entre sí. La información que contiene está disponible para los individuos dentro de esa red dependiendo de cómo se difunda. Esto es fantástico para, por ejemplo, almacenar un calendario con todos los días festivos de la empresa, una lista de números de contacto importantes o información general que todos los miembros de una organización puedan necesitar.

Por otro lado, un calendario compartido en el iPhone es un calendario dentro de un buzón de correo que suele ser compartido por 2 o pocas personas. Los usos más comunes son dos compañeros de trabajo que necesitan hacer planes con regularidad, un director general y su asistente, o cualquier otra persona cuyos horarios deban estar bien alineados. Dentro de un calendario compartido un usuario puede cambiar los horarios y se reflejará para ambos individuos. En el caso del asistente ejecutivo y el ejecutivo de nivel C, esto es estupendo, ya que el nivel C puede dedicarse a su día mientras el asistente ejecutivo realiza todos los cambios de agenda que surjan, y el nivel C puede sobrescribir y actualizar cuando sea necesario.

En un entorno típico, estos dos usuarios tendrían que llamarse mutuamente para confirmar y asegurarse de que los cambios se realizan y actualizan correctamente. Esto lleva mucho tiempo y es simplemente anticuado. Ahora, cuando el personal está sobre el terreno -dondequiera que se encuentre-, un cambio realizado en un extremo se refleja en el otro, sin necesidad de las constantes idas y venidas que conlleva la planificación diaria.

Sin embargo, sin una solución que proporcione esta conexión, estos calendarios compartidos son funcionalmente inútiles mientras se utiliza un iPhone; la información es funcionalmente inaccesible si no se está en un ordenador. A medida que la gente depende cada vez más de sus iPhones, el coste de no solucionar este problema se agrava.

Actualmente, las opciones para las organizaciones in situ son muy limitadas. A falta de utilizar un servicio que puede costar a una organización decenas de miles de dólares, desarrollar una solución interna o abandonar por completo los calendarios compartidos, la mejor opción para las empresas es migrar a Office 365 o emplear la solución itrezzo.

itrezzo ha desarrollado una solución que utiliza la aplicación nativa de calendario de los iPhones y la aplicación móvil de Outlook para sincronizar los calendarios compartidos directamente con los teléfonos inteligentes de los empleados. Los usuarios también pueden actualizar sus calendarios mientras están fuera de la oficina; la información se reflejará cuando vuelvan a su escritorio.