Nota: Este es un post actualizado del antiguo blog de itrezzo
Si alguna vez ha tenido que compartir contactos de dos organizaciones de Exchange diferentes con poca antelación, es posible que haya probado algo del manual de administradores de Exchange: Cirugía de trasplante de PST bimodal.
Sí. Eso me lo acabo de inventar. Mis disculpas si te pusiste a buscar en Google el Manual de Administradores de Exchange.
Sin embargo, en muchas ocasiones he trabajado con administradores de correo electrónico que han realizado este molesto procedimiento. Exportan los contactos a un PST. Envían por correo electrónico un archivo zip a una filial. Les dicen que está vacío y tienen que repetirlo de nuevo. Puede enviar el archivo zip por correo electrónico hasta que Outlook esté cerrado y puede enviar un correo electrónico con Outlook cerrado.
En el otro lado donde es aún más penoso. Es un procedimiento lento y aburrido abrir los buzones, arrastrar y soltar los contactos.
Si tienes que compartir contactos en ambos sentidos, es el doble de miserable. Es lo suficientemente molesto como para que rara vez se haga y la información de contacto se vuelva obsoleta rápidamente. Cuando quieres hacer una actualización, tienes que borrar todo y empezar de nuevo. Solo borrar varios cientos de contactos de un buzón puede llevar unos cuantos minutos. También causa un poco de tráfico en el servidor de Exchange, así como el tráfico de resincronización de los teléfonos inteligentes.
Con itrezzo Unified Contact Management, puede automatizar fácilmente este proceso. Las actualizaciones se realizan de forma automática y con la frecuencia que desees. Los cambios incrementales en el origen son incrementales en el destino, por lo que es rápido y eficiente. Si eres un usuario de CiraSync, hay algo similar con la sincronización de la Lista Global de Direcciones entre dos inquilinos diferentes. ¡Aprenda a realizar este procedimiento en CiraSync!
Cómo compartir contactos de Outlook entre dos organizaciones
En itrezzo UCM, hay dos construcciones para empujar los contactos:
- MCL’s – Mandatory Contacts Lists (Listas de contactos obligatorios)
- CCL’s – Custom Contact Lists (Listas de contactos personalizadas)
Si está enviando los contactos de la Lista Global de Direcciones, una MCL es el mejor método. Con una MCL, puede utilizar grupos habilitados para correo de Active Directory para seleccionar los miembros de la lista de contactos que desea sincronizar con sus usuarios. Si un usuario ya tiene un contacto para un compañero de trabajo, UCM actualizará ese contacto y comenzará a gestionarlo como parte de la lista de contactos. Es la mejor manera de evitar los contactos duplicados.
Sin embargo, en el ejemplo descrito en la parte superior del post, los contactos de la GAL de la sede remota presumiblemente no están en la GAL local. Por lo tanto, la prescripción aquí es para un CCL.
En casi todos los demás casos se puede utilizar una CCL. Puedes sincronizar los contactos de Outlook desde carpetas públicas, buzones de correo, una base de datos SQL o incluso un CSV. La última opción (que utilizaremos en este ejemplo) es conectarse a la Carpeta Pública o a los contactos del buzón en un servidor Exchange remoto.
Para sincronizar una carpeta pública de nuestra organización matriz, crearemos una Lista de Contactos Personalizada como se muestra a continuación.
Navegue hasta el contenedor de Unified Contact Manager. Ahora seleccione Listas de Contactos Personalizadas. En la esquina superior derecha de la barra de herramientas en blanco y negro, seleccione De Exchange Remoto…
Aparece el cuadro de diálogo de Exchange Remoto:
Comenzamos introduciendo el nombre de la lista de contactos (1). Este nombre se utiliza como categoría en cada contacto de destino, por lo que conviene que el nombre sea preciso y corto.
El nombre de usuario (2) en el sistema remoto NO necesita tener ningún dominio particular o permisos de Exchange Server. Es un buzón ordinario que tiene permiso de REVISOR en la carpeta pública de origen. De este modo, la sede central no necesita crear una cuenta privilegiada para su uso fuera de su organización de IT inmediata.
En casi todos los casos, EWS (Exchange Web Services) está expuesto en la misma URL que OWA. Tendremos que poner la URL completa (3) con el sufijo /EWS/Exchange.ASMX.
A continuación seleccionamos Carpeta Pública (4) en la parte inferior. Si nuestras credenciales y el endpoint de la URL son correctos, vemos la jerarquía de carpetas públicas en la organización remota. Ahora navegamos hasta la carpeta pública deseada y la seleccionamos.
A continuación, haga clic en la pestaña Objetivos (7) y verá el diálogo que se muestra a continuación.
Normalmente recomiendo utilizar una subcarpeta para los contactos externos (8). Todos los usuarios de destino tienen iPhones y sincronizarán las subcarpetas de contactos desde su buzón de Exchange.
Se creará automáticamente una subcarpeta (9) en cada buzón de destino. De nuevo, es importante utilizar un nombre muy preciso (9). Los usuarios verán esta carpeta tanto en su escritorio como en su smartphone.
Siempre recomendamos añadir una categoría (10) a cada contacto de destino. Esto facilita que los usuarios vean los contactos como un grupo.
El último paso es elegir los usuarios de destino (11) que recibirán los contactos del servidor Exchange remoto. Le recomendamos que utilice una colección para configurar los objetivos.
Guarde la CCL y ahora veremos los contactos del Exchange Server remoto en la cuadrícula.
También concederemos licencias a todos los usuarios de destino.
Para una prueba rápida, navegaremos al contenedor de Estadísticas de Usuarios y ejecutaremos UCM en un solo usuario. Una vez completado, habrá una subcarpeta NY HQ en el buzón de ese usuario.
En la siguiente tarea UCM programada, todos los usuarios recibirán los contactos de la sede de Nueva York.
