Questions fréquemment posées

itrezzo UCM est une plate-forme logicielle d’entreprise qui offre aux entreprises des gains de productivité et de produit en synchronisant automatiquement les contacts partagés, les calendriers, les contacts CRM et plus encore avec les smartphones. En savoir plus sur la solution ici.

Qu'est-ce que la solution Itrezzo Unified Contact Manager?

La plateforme itrezzo Unified Contact Management (UCM) est une solution SaaS dont l’objectif est d’améliorer et de protéger la capacité des organisations à communiquer avec les employés en interne et en externe dans toutes les situations. Ceci est accompli en unifiant les sources d’informations de contact et en distribuant régulièrement les données de contact et de calendrier aux smartphones de l’entreprise via une console d’administration simplifiée.

Nous avons un système développé en interne qui met à jour les contacts Outlook des employés. Pourquoi aurions-nous besoin d'itrezzo Unified Contact Manager?
  • Nous ne créons pas de doublons. Au lieu de cela, nous recherchons des contacts existants qui ont la même adresse e-mail et les ajoutons à ces enregistrements si nécessaire
  • Nous n’écrasons pas les contacts existants; itrezzo fusionne les données.
  • Plutôt que d’effacer un dossier et de le recréer comme d’autres solutions, itrezzo effectue des mises à jour incrémentielles intelligentes d’un dossier. Cela réduit le trafic global du réseau et garantit que chaque employé reçoit des informations à jour sur son smartphone dès que possible.
Pourquoi voudrions-nous que deux systèmes distincts atteignent les employés?

La notification et l’optimisation des contacts sont deux fonctionnalités totalement distinctes, mais très complémentaires. De nombreuses entreprises et agences gouvernementales utilisent itrezzo Unified Contact Manager pour fournir des données de contact précises et à jour des employés afin de compléter leur système de notification.

Chaque employé dispose d'une liste de numéros de téléphone et de personnes de contact importants à utiliser en cas d'urgence. Itrezzo Unified Contact Manager offre-t-il une valeur supplémentaire pour les situations de crise?

Le gestionnaire de contacts unifié itrezzo brille dans ces scénarios difficiles. Nous conservons le répertoire à jour là où c’est vraiment nécessaire: dans Outlook et sur les appareils sans fil portables de votre choix.

Itrezzo Unified Contact Manager assure-t-il la gestion des incidents?

Nous n’offrons pas de gestion incidente.

Comment itrezzo gère-t-il le problème de la précision qui se dégrade avec le temps?

Au fil du temps, la plupart des bases de données de contacts des employés deviennent moins précises. Plus l’organisation est grande, plus ce problème a tendance à s’aggraver. Ce problème est résolu avec la plate-forme optionnelle de mise à jour en libre-service d’itrezzo Unified Contact Manager. La mise à jour en libre-service itrezzo recueille automatiquement les informations des nouveaux employés et demande aux employés existants de confirmer l’exactitude de leurs coordonnées. Cela améliore régulièrement la précision de la base de données de contacts et garantit que les employés sont plus joignables.

Nous avons des informations très précises sur chaque employé, et pouvons les atteindre. Mais comment pouvons-nous fournir au mieux ces données à nos employés, afin qu'ils puissent facilement atteindre leurs collègues?

Vous devez pousser les informations vers le carnet d’adresses interne des téléphones portables que vos employés portent et ces informations doivent être mises à jour, au moins quotidiennement. Chaque fois que quelqu’un met à jour une donnée, itrezzo Unified Contact Manager s’assure qu’elle est livrée fréquemment, sans qu’aucune intervention des employés ne soit nécessaire. Avec la plupart des systèmes de données internes des employés, chaque employé doit constamment mettre à jour son propre répertoire de téléphones intelligents. Habituellement, ils n’effectuent pas cette mise à jour assez fréquemment.

Avec itrezzo Unified Contact Manager, ils n’ont jamais à télécharger le répertoire sur leur smartphone, mais ils restent à jour à tout moment.

Et si nous émettions simplement une directive sur les ressources humaines: chaque employé doit mettre à jour son annuaire et ses coordonnées d'urgence?

Les politiques RH atteignent rarement une conformité totale pour la mise à jour. Comment savez-vous que les utilisateurs se sont conformés? Si 80% des utilisateurs n’ont pas modifié leurs coordonnées, comment savoir si le faible taux de réponse signifie qu’ils étaient trop occupés ou que les données étaient réellement à jour?

itrezzo permet de garantir l’exactitude et la mise à jour du répertoire des employés en suivant qui a examiné son propre profil de contact et quand il a été mis à jour pour la dernière fois. De plus, la mise à jour en libre-service réduit le travail superflu en demandant aux employés de mettre à jour leurs propres informations.

Lorsque nous émettons un nouveau téléphone intelligent, puis le synchronisons avec Outlook, sommes-nous assurés que toutes les dernières données de contact sont là?

Les données de contact dans Outlook ne sont pas mises à jour sauf si un utilisateur le fait lui-même. Cela se produit généralement si rarement que les données ne sont pas fiables. Le gestionnaire de contacts unifié itrezzo gère le processus de mise à jour des carnets d’adresses des téléphones intelligents enregistrés par les employés, en fournissant des mises à jour des enregistrements et des champs qu’un administrateur désigne pour l’utilisateur ou la classe d’utilisateurs.

Nous sommes très minutieux dans la mise à jour de notre liste d'employés et nous l'envoyons chaque semaine sous forme de feuille de calcul à tous les employés. Pourquoi notre organisation aurait-elle besoin d'itrezzo?

Le fichier de feuille de calcul n’est pas une méthode sûre – il peut facilement tomber entre de mauvaises mains.

La vie privée des employés doit être protégée dans une mesure raisonnable.

Un autre inconvénient est que de nombreux employés n’imprimeront pas la feuille de calcul chaque semaine – s’ils le faisaient, cela perdrait beaucoup de papier et de temps. Même s’ils l’ont imprimé, la probabilité d’avoir une feuille de calcul sous la main à tout moment est très faible. Dans une véritable urgence, ils ne trouveront pas la feuille de calcul imprimée et la feuilleteront pour rechercher les numéros de téléphone. Il est beaucoup plus efficace d’avoir le fichier d’adresses à jour dans son smartphone. itrezzo transmet les données de contact mises à jour des employés à tous les smartphones.

Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre une version d'évaluation d'itrezzo Unified Contact Manager?

Entre une à trois heures.

Dans une version d'essai d'itrezzo Unified Contact Manager, une saisie de données est-elle nécessaire?

Non. L’application itrezzo peut extraire des données de contact riches de la liste d’adresses globale, des boîtes aux lettres partagées, des dossiers publics et de Salesforce.

Notre service informatique a investi beaucoup de temps dans la construction d'un système de contact interne. Pourquoi avons-nous besoin d'itrezzo Unified Contact Manager?

Ce que de nombreuses organisations découvrent à propos des systèmes internes, c’est qu’elles ont tendance à bien faire une ou deux choses et qu’elles ne sont tout simplement pas conçues pour tout bien faire. Il est difficile pour la plupart des services informatiques d’investir du temps dans l’unification précise des différentes bases de données de contacts et de transmettre ces informations aux smartphones.

Que se passe-t-il lorsque le développeur d’origine du système interne quitte l’entreprise? Chaos de gestion des contacts.

Le gestionnaire de contacts unifié itrezzo prend en charge les services informatiques et le système de contact interne de leur entreprise en automatisant la gestion des contacts, ce qui réduit le travail informatique global.

Si nous avons déjà un système de notification de masse, pourquoi notre organisation serait-elle intéressée par le gestionnaire de contacts unifié itrezzo?

La notification automatisée est une fonctionnalité précieuse et la gestion unifiée des contacts est souvent l’ingrédient manquant pour une notification de masse réussie. Il existe d’excellents systèmes de notification tiers et internes, mais ils ne sont efficaces que s’ils disposent de données de contact à jour et précises sur tous vos employés. Le gestionnaire de contacts unifié itrezzo et la mise à jour en libre-service fournissent les données précises et actuelles dont votre système de notification de masse a besoin.

Pour les situations d'urgence ou de catastrophe, avons-nous besoin d'autre chose que de notre système de notification de masse?

La notification ou la diffusion est importante, mais ce n’est que la moitié de la solution. La communication de personne à personne en situation de crise est également essentielle; vos employés doivent se parler. C’est un aspect crucial de la gestion d’une catastrophe ou d’une panne de réseau.

Il est également important de se rappeler que les systèmes de notification / diffusion de masse ne peuvent atteindre vos employés que si leurs coordonnées sont exactes. Dans de nombreuses organisations, il n’est pas rare de trouver des erreurs dans trente pour cent des enregistrements de contact des employés. Les données de messagerie et de téléphone ont souvent un taux d’erreur de 5%. Dans une diffusion urgente aux employés, atteindre seulement 95% laisse 5% à risque de ne pas recevoir le message.

itrezzo comble cet écart de 5% en rendant le répertoire des employés disponible sur les smartphones des employés même lorsque le réseau est en panne.

Je suis en COOP / Disaster Recovery / Risk Management. Dans une crise, il y a des personnes dans d'autres agences ou organisations avec lesquelles je dois entrer en contact, et vice versa. Itrezzo UCM peut-il vous aider?

Le personnel d’intervention d’urgence doit souvent coopérer étroitement et se connecter de manière fiable aux personnes d’autres organisations. Le gestionnaire de contacts unifié itrezzo facilite cela grâce à notre module Connecteur InterOrg. Cet add-on met à jour les données de contact entre les individus de différentes organisations pour une accessibilité constante inter-entreprises ou inter-agences.

En cas d'urgence, il existe certains documents clés - nos plans d'urgence pour chaque groupe ou service - que nous voulons que chaque employé ait. Itrezzo Unified Contact Manager peut-il vous aider?

Oui, notre plate-forme logicielle peut automatiquement envoyer des documents sélectionnés à des groupes d’employés sélectionnés et les stocker dans la mémoire cache du smartphone.

Notre système interne de données sur les employés se met à jour automatiquement à chaque période de paie, à partir de notre système de paie - n'est-ce pas suffisamment précis?

Ce n’est pas suffisamment précis. La paie et la plupart des autres systèmes internes ne disposent pas toujours des données les plus récentes sur les employés, car elles ne sont pas nécessaires pour la paie. Ils n’ont aucune raison intrinsèque de mettre à jour les champs de données de contact des employés dans la liste d’adresses globale (GAL) qui changent le plus fréquemment: leur téléphone portable, leur téléphone professionnel et leur numéro de téléphone personnel. Il ne parvient probablement pas à inclure les numéros de portable sans fil et les identifiants internes des téléphones intelligents.

Si votre système est mis à jour à partir d’une base de données de paie, il obtiendra probablement un champ important correct: il supprimera les contacts pour les employés qui ont terminé et ajoutera de nouveaux employés.

Quel est le gain de productivité avec la mise à jour en libre-service?

La mise à jour en libre-service réduit la charge de travail de chaque employé lors de la saisie des données de contact de plusieurs heures par an à environ 15 minutes par an et tous les employés auront toujours les informations les plus précises possible sur tous les employés dont ils sont autorisés à recevoir les données de contact.

Si itrezzo donne à tout le monde le répertoire complet de l'entreprise, cela signifie-t-il que tout le monde peut voir le numéro de domicile du PDG?

Définitivement pas. Tout d’abord, vous pouvez configurer itrezzo Unified Contact Manager pour qu’il ne fournisse que les bonnes informations de contact d’urgence aux personnes qui en ont besoin.

À quel point est-il coûteux et difficile d'exécuter une version d'essai d'itrezzo Unified Contact Manager? Y a-t-il une entrée de données impliquée?

Pour en savoir plus et configurer l’itrezzo, veuillez contacter l’équipe d’assistance d’itrezzo.

Pour un test ou une mise en œuvre réelle, que faut-il installer sur les appareils portables de nos employés?

Rien n’est installé, sauf par votre administrateur informatique côté serveur. Il s’agit d’une solution sans client et sans formation. Vos employés ne seront pas au courant de notre système, mais ils remarqueront que leur liste de contacts est déjà complète, à jour et prête à être utilisée dans leur téléphone intelligent.