Pasos prácticos para sincronizar el GAL con un teléfono móvil
Esta es la segunda parte de una entrada del blog sobre la sincronización de la Lista Global de Direcciones (GAL) a un iPhone, Android o BlackBerry.
Uno de los puntos de esa entrada del blog era que a veces es una mala idea sincronizar todo el GAL con los teléfonos inteligentes. A menudo hay buzones no deseados en la GAL. Es mejor utilizar un Grupo de Distribución o seleccionar OUs (Unidades Organizativas) específicas que optimicen la experiencia del teléfono móvil.
Primero identifique los contactos exactos de la GAL que desea sincronizar. Utilizando ejemplos del itrezzo Unified Contact Manager, el primer paso es configurar los contactos de origen que se sincronizan con el iPhone. (Si desea una licencia de prueba de este software, rellene este formulario). El ejemplo utilizará una colección de contactos de itrezzo. Los objetivos (las personas que tienen teléfonos inteligentes) también pueden definirse mediante una colección.
La «GAL» que quieres sincronizar con el iPhone
Debido a que la GAL tendrá que ser personalizada para satisfacer sus necesidades, este ejemplo de configuración creará una colección en el Administrador Web ECO. La colección nos permitirá seleccionar grupos de distribución, unidades organizativas (OU) o destinatarios individuales de Active Directory. Comience por desplegar el menú del Diccionario de Datos en la barra de navegación y seleccione el contenedor de Colecciones.
En la parte derecha de las ventanas, pulse el símbolo «+» para añadir una nueva colección.
Después de que aparezca el cuadro de diálogo Colecciones, en el primer campo introduzca un nombre de colección (1) como Personal de la sede. A continuación, defina los miembros de la colección. En el cuadro de búsqueda (2), elija el tipo de objeto que desea utilizar. En este reparto, estamos utilizando los Grupos de Distribución de Active Directory.
Por defecto, no se mostrará nada en el cuadro de lista de la izquierda. Debe introducir un filtro de búsqueda (3) en el tercer campo. In this case, I have entered “DL” because most of our groups begin with that prefix. Seleccione los usuarios, grupos u OU que desee (4) y arrastre los elementos a la lista de inclusión. Tenga en cuenta que si selecciona un grupo que es casi perfecto, pero tiene algunos miembros no deseados, puede excluir esos contactos.
También puede seleccionar Unidades Organizativas como lo haría con un grupo de distribución. Tenga en cuenta que cuando selecciona una OU, también se incluyen todos los miembros de las OU anidadas. También se puede utilizar una OU como exclusión.
Quién recibe la «GAL «
Como se dijo en la primera parte, tenemos que definir dos cosas. El primero son los contactos de origen, que son tu conjunto personalizado de contactos GAL. La segunda parte son los destinatarios, los usuarios que tienen iPhone y otros teléfonos inteligentes. Sin embargo, queremos que la lista de direcciones sea impulsada por los datos; es mejor que no haya un conjunto de acciones manuales necesarias para habilitar la sincronización de la Lista Global de Direcciones a los nuevos usuarios de iPhone. No queremos que los administradores de sistemas o los técnicos del servicio de asistencia tengan que añadir un elemento más a su lista de comprobación cuando empiece un nuevo empleado o cuando alguien deje la empresa.
Si va a realizar una prueba piloto, haga una recopilación para definir los usuarios objetivo que participarán. Si existe un grupo de AD que coincida con los usuarios del piloto, mi sugerencia es utilizar el grupo incrustado en la colección. Sin embargo, si quieres añadir o eliminar miembros del piloto, editar una colección puede ser la estrategia más fácil. Otra forma de cambiar la membresía de un grupo de AD es, pero asegúrese de que no afectará a ninguna otra capacidad del grupo.
Para el largo plazo, querrá el enfoque automático. Eso deja unas cuantas opciones. Una forma posible de establecer la lista de destino es utilizar la misma colección que se definió como lista de origen. Por ejemplo, «Todos los empleados» obtiene los contactos de «Todos los empleados». Si todos los empleados tienen un teléfono móvil, esta puede ser una solución perfecta. Algunos miembros del personal no tienen teléfonos inteligentes y tienen acceso directo al GAL en su escritorio. Dado que estos usuarios no necesitan ni quieren estos contactos adicionales de Outlook, sería aconsejable excluirlos de la lista de objetivos. Otra posibilidad para los objetivos es utilizar un grupo de Active Directory mantenido por el servicio de asistencia. Esto es más práctico cuando el servicio de asistencia ya mantiene dicha lista.
Una solución popular es utilizar la función Active Sync de itrezzo para crear automáticamente una lista de todos los usuarios de Active Sync en Exchange y añadir ese grupo a una colección de destino.
Otras opciones importantes
El usuario medio tiene unos cientos de contactos. Algunos de ellos son contactos personales. Otras son para los compañeros de trabajo. Una pregunta importante es: ¿en qué carpeta de contactos queremos sincronizar los contactos de la Lista Global de Direcciones? Por ejemplo, los contactos GAL podrían sincronizarse en la carpeta de contactos por defecto del usuario, o en una nueva subcarpeta debajo de la carpeta de contactos por defecto. Una regla general sugerida podría basarse en el tamaño de las GAL. Si tu colección de contactos de origen GAL es de 1000 o menos, sincroniza con la carpeta de contactos por defecto. Con más de 1.000 contactos, podrías considerar una subcarpeta. Para establecer esta configuración globalmente para todos los usuarios, aquí están las opciones de configuración:
- sincronizar los contactos en la carpeta de contactos por defecto de cada buzón de Exchange. Combinar los contactos de la GAL con los contactos existentes que coincidan con alguien de la GAL. No se crean duplicados.
- Crea automáticamente una subcarpeta llamada GAL (o cualquier nombre que elijas), que recibe los contactos sincronizados tal y como aparecen en la GAL. Hay dos opciones cuando se utiliza una subcarpeta:
- Si un usuario tiene un contacto GAL en la carpeta de contactos por defecto, muévelo automáticamente a la subcarpeta y mantenlo en esa carpeta. Esto tiene la ventaja de evitar la aparición de contactos duplicados en la libreta de direcciones del teléfono móvil, donde todos los contactos pueden aparecer en una sola vista.
- Si un usuario tiene un contacto GAL en la carpeta de contactos por defecto, ignora ese contacto y crea un nuevo contacto en la subcarpeta.
Estos ajustes deben configurarse desde el Administrador Win32 heredado, ya que todavía no son opciones en el Administrador ECO. Si opta por sincronizar con la subcarpeta, también puede elegir Gestionar sólo los contactos en la subcarpeta que se muestra arriba.
Una vez realizada esta configuración, tiene la opción de anular la configuración global para usuarios específicos. Por ejemplo, si una subcarpeta se utiliza globalmente y tienes un usuario Android que no admite la sincronización de subcarpetas, puedes configurar una anulación para esa persona en el contenedor de estadísticas de usuario. Esto puede hacerse desde el Win32 Admin, o el ECO Web Admin. He aquí un ejemplo de este último:
¿Qué campos se sincronizan con un contacto del iPhone?
El teléfono de empresa suele ser un mapa coherente y sencillo, hasta que deja de serlo. Algunos proveedores de PBX recomiendan rellenar la extensión interna de cinco dígitos de la empresa en el campo de teléfono de AD Business. El iPhone no podrá encauzar esas llamadas cuando alguien intente marcar un teléfono de empresa para empleados internos.
Si se almacena en la GAL, el teléfono móvil y el teléfono de casa podrían sincronizarse de forma segura con la libreta de direcciones del teléfono inteligente. Sin embargo, recomiendo encarecidamente que todos los números de teléfono estén completamente cualificados con un +1 o un código de país apropiado. Si hay funcionarios de alto nivel que viajan al extranjero, no queremos que tengan que superar obstáculos sólo para llamar a la oficina de origen.
¿El fax en AD es una marcación directa específica para ese empleado, o es un número genérico? ¿Necesita la dirección de casa? (Este campo ni siquiera está disponible en la GAL).
Si desea sincronizar las fotos de los empleados con los contactos del teléfono móvil, lo mejor es utilizar el atributo ADThumbnail. ¿Su organización utiliza PKI? Si los certificados X.509 se almacenan en la GAL, también se pueden sincronizar con los respectivos contactos de Outlook.
Utilice el Administrador de itrezzoAgent Win32 para personalizar los campos específicos que desea sincronizar con los contactos del teléfono móvil. Si un campo en AD es dudoso, déjelo fuera. Siempre puede añadir ese campo cuando esté seguro de que no va a sobrescribir datos importantes en la libreta de direcciones de un usuario del teléfono móvil.
En algunos casos, tendrá que utilizar Fuentes de Contacto Alternativas para anular los valores por defecto de la GAL. Póngase en contacto con itrezzo para obtener más información sobre cómo puede utilizar tanto la Lista Global de Direcciones como otros repositorios de contactos para crear un Contacto Unificado para cada empleado.
Campos de datos mal utilizados
En más de una ocasión, hemos tenido clientes que querían rastrear el domicilio de los empleados. Tenían 100 usuarios en AD y realmente no necesitaban la dirección de la empresa porque todos trabajaban en el mismo lugar. Como no había campos específicos en AD para almacenar la calle, la ciudad y el estado del domicilio, alguien decidió utilizar la dirección postal de la empresa. Esto complicó mucho la libreta de direcciones del teléfono móvil. Asegúrese de que cada uno de los campos de AD se mantiene razonablemente con los datos adecuados en cada campo. Si tiene datos específicos que puedan causar problemas, puede utilizar el cuadro de diálogo Campos EPS para tener un control muy granular sobre las actualizaciones globales de los contactos.
GAL muy grande
En clientes grandes con un tamaño de GAL superior a 20.000 usuarios, los controladores de dominio de Active Directory pueden convertirse en un cuello de botella en el rendimiento. Si está sincronizando miles de contactos con miles de usuarios, las búsquedas de AD pueden alcanzar decenas de miles. Cuando una consulta LDAP tarda cinco segundos en lugar de 50ms, el rendimiento de la aplicación se ve afectado. Si tiene una GAL de gran tamaño, póngase en contacto con un miembro del servicio de asistencia de itrezzo para discutir las estrategias de uso de una base de datos de réplica de AD que almacenará en caché todos los contactos de la GAL.
Pasos para empezar:
- Instale el servidor itrezzo Agent y el ECO Platform Administrator. Una licencia empresarial gratuita para cinco usuarios y la asistencia de un experto están disponibles sin coste alguno. Póngase en contacto con ventas para organizar esta oportunidad.
- Utilice su buzón de correo, o un buzón de prueba como objetivo para configurar su escenario inicial de sincronización de la Lista Global de Direcciones.
- Si tiene éxito, amplíe la prueba piloto a unos cuantos usuarios más.
- Obtenga la opinión de cada empleado sobre la calidad de sus contactos. Refina los contactos y las fuentes de datos hasta que sea óptimo para los usuarios de iPhone, Android, BlackBerry o Windows Phone.