Häufig gestellte Fragen
itrezzo UCM ist eine Unternehmenssoftwareplattform, die Unternehmen Produktivität und Produktgewinne bietet, indem sie gemeinsam genutzte Kontakte, Kalender, CRM-Kontakte und mehr automatisch mit Smartphones synchronisiert. Erfahren Sie hier mehr über die Lösung.
Was ist die itrezzo Unified Contact Manager-Lösung?
Die UCM-Plattform (itrezzo Unified Contact Management) ist eine SaaS-Lösung mit dem Ziel, die Fähigkeit von Organisationen zu verbessern und zu schützen, in jeder Situation intern und extern mit Mitarbeitern zu kommunizieren. Dies wird erreicht, indem Kontaktinformationsquellen vereinheitlicht und Kontakt- und Kalenderdaten regelmäßig über eine optimierte Administrationskonsole an Unternehmens-Smartphones verteilt werden.
Wir haben ein intern entwickeltes System, das die Outlook-Kontakte der Mitarbeiter aktualisiert. Warum brauchen wir itrezzo Unified Contact Manager?
- Wir erstellen keine Duplikate. Stattdessen suchen wir nach vorhandenen Kontakten mit derselben E-Mail-Adresse und fügen diese Datensätze nach Bedarf hinzu
- Bestehende Kontakte werden nicht überschrieben. itrezzo führt Daten zusammen.
- Anstatt einen Ordner zu löschen und wie andere Lösungen neu zu erstellen, führt itrezzo intelligente inkrementelle Aktualisierungen an einem Ordner durch. Dies reduziert den gesamten Netzwerkverkehr und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter so schnell wie möglich aktuelle Informationen auf seinem Smartphone erhält.
Warum sollten zwei separate Systeme die Mitarbeiter erreichen?
Benachrichtigung und Kontaktoptimierung sind zwei völlig unterschiedliche, sich jedoch sehr ergänzende Funktionen. Viele Unternehmen und Regierungsbehörden verwenden itrezzo Unified Contact Manager, um genaue und aktuelle Kontaktdaten für Mitarbeiter bereitzustellen, die ihr Benachrichtigungssystem ergänzen.
Jeder Mitarbeiter verfügt über eine Liste wichtiger Telefonnummern und Ansprechpartner für den Notfall. Bietet itrezzo Unified Contact Manager einen zusätzlichen Nutzen für Krisensituationen?
Der itrezzo Unified Contact Manager glänzt in diesen herausfordernden Szenarien. Wir halten das aktuelle Verzeichnis dort, wo es wirklich benötigt wird: in Outlook und auf den drahtlosen Handheld-Geräten Ihrer Wahl.
Bietet itrezzo Unified Contact Manager das Incident Management?
Wir bieten kein Incident-Management.
Wie geht itrezzo mit dem Problem um, dass sich die Genauigkeit mit der Zeit verschlechtert?
Mit der Zeit werden die meisten Kontaktdatenbanken für Mitarbeiter ungenauer. Je größer die Organisation, desto schlimmer ist dieses Problem. Dies wird mit der optionalen Self-Service-Update-Plattform von itrezzo Unified Contact Manager behoben. Das itrezzo Self-Service-Update sammelt automatisch Informationen von neuen Mitarbeitern und fordert bestehende Mitarbeiter auf, die Richtigkeit ihrer Angaben zu bestätigen. Dies verbessert die Genauigkeit der Kontaktdatenbank stetig und stellt sicher, dass die Mitarbeiter besser erreichbar sind.
Wir haben sehr genaue Informationen über jeden Mitarbeiter und können sie erreichen. Aber wie liefern wir diese Daten am besten an unsere Mitarbeiter, damit diese ihre Mitarbeiter leicht erreichen können?
Sie müssen die Informationen in das interne Adressbuch auf den Mobiltelefonen Ihrer Mitarbeiter übertragen, und diese Informationen sollten mindestens täglich aktualisiert werden. Jedes Mal, wenn jemand ein Datenelement aktualisiert, stellt itrezzo Unified Contact Manager sicher, dass es häufig bereitgestellt wird, ohne dass Mitarbeiter Maßnahmen ergreifen müssen. Bei den meisten intern erstellten Mitarbeiterdatensystemen muss jeder Mitarbeiter wiederholt sein eigenes Smartphone-Verzeichnis aktualisieren. Normalerweise führen sie dieses Update nicht häufig genug durch.
Mit itrezzo Unified Contact Manager müssen sie das Verzeichnis nie auf ihr Smartphone herunterladen, sondern bleiben jederzeit auf dem neuesten Stand.
Was wäre, wenn wir einfach eine Personalrichtlinie herausgeben würden: Jeder Mitarbeiter muss sein Verzeichnis und seine Notfallkontaktinformationen aktualisieren?
HR-Richtlinien erreichen selten die vollständige Einhaltung von Aktualisierungen. Woher wissen Sie, dass Benutzer eingehalten haben? Wenn 80% der Benutzer ihre Kontaktdaten nicht geändert haben, woher wissen Sie dann, ob die geringe Antwort bedeutet, dass sie zu beschäftigt waren oder dass die Daten tatsächlich aktuell waren?
Mit itrezzo können Sie sicherstellen, dass das Mitarbeiterverzeichnis korrekt und aktuell ist, indem Sie nachverfolgen, wer sein eigenes Kontaktprofil überprüft hat und wann es zuletzt aktualisiert wurde. Darüber hinaus reduziert das Self-Service-Update die Fremdarbeit, indem der Mitarbeiter seine eigenen Informationen aktualisiert.
Wenn wir ein neues Smartphone herausgeben und es dann mit Outlook synchronisieren, können wir sicher sein, dass die neuesten Kontaktdaten vorhanden sind?
Kontaktdaten in Outlook werden nur aktualisiert, wenn ein Benutzer dies selbst tut. Dies geschieht normalerweise so selten, dass die Daten nicht zuverlässig sind. Der itrezzo Unified Contact Manager übernimmt die Aktualisierung der von Mitarbeitern registrierten Smartphone-Adressbücher und liefert Aktualisierungen der Datensätze und Felder, die ein Administrator für den Benutzer oder die Benutzerklasse bestimmt.
Wir sind sehr gründlich darin, unsere Mitarbeiterliste zu aktualisieren und sie wöchentlich als Tabellenkalkulationsdatei per E-Mail an alle Mitarbeiter zu senden. Warum sollte unsere Organisation itrezzo brauchen?
Die Tabellenkalkulationsdatei ist keine sichere Methode – sie kann leicht in die falschen Hände geraten.
Die Privatsphäre der Mitarbeiter muss in angemessenem Maße geschützt werden.
Ein weiterer Nachteil ist, dass viele Mitarbeiter die Tabelle nicht jede Woche ausdrucken. Andernfalls würde viel Papier und Zeit verschwendet. Selbst wenn sie es ausgedruckt haben, ist die Wahrscheinlichkeit, jederzeit eine Tabelle zur Hand zu haben, sehr gering. Im Ernstfall finden sie die gedruckte Tabelle nicht und blättern sie durch, um nach Telefonnummern zu suchen. Es ist viel effizienter, die Adressdatei auf ihrem Smartphone auf dem neuesten Stand zu halten. itrezzo überträgt die aktualisierten Kontaktdaten der Mitarbeiter auf alle Smartphones.
Wie lange dauert es, eine Testversion von itrezzo Unified Contact Manager zu implementieren?
Zwischen ein und drei Stunden.
Ist in einer Testversion von itrezzo Unified Contact Manager eine Dateneingabe erforderlich?
Nein. Die itrezzo-Anwendung kann umfangreiche Kontaktdaten aus der GAL, freigegebenen Postfächern, öffentlichen Ordnern und Salesforce extrahieren.
Unsere IT-Abteilung hat viel Zeit in den Aufbau eines internen Kontaktsystems investiert. Warum brauchen wir itrezzo Unified Contact Manager?
Was viele Unternehmen über interne Systeme herausfinden, ist, dass sie dazu neigen, ein oder zwei Dinge gut zu machen und einfach nicht dafür ausgelegt sind, alles gut zu machen. Für die meisten IT-Abteilungen ist es schwierig, die Zeit in die genaue Vereinheitlichung verschiedener Kontaktdatenbanken zu investieren und diese Informationen auf Smartphones zu übertragen.
Was passiert, wenn der ursprüngliche Entwickler des internen Systems das Unternehmen verlässt? Kontaktmanagement-Chaos.
Der itrezzo Unified Contact Manager unterstützt die IT-Abteilungen und das unternehmensinterne Kontaktsystem durch Automatisierung des Kontaktmanagements, wodurch die gesamte IT-Arbeit reduziert wird.
Wenn wir bereits über ein Massenbenachrichtigungssystem verfügen, warum sollte sich unsere Organisation für den itrezzo Unified Contact Manager interessieren?
Automatisierte Benachrichtigung ist eine wertvolle Funktion, und ein einheitliches Kontaktmanagement ist häufig die fehlende Zutat für eine erfolgreiche Massenbenachrichtigung. Es gibt ausgezeichnete Benachrichtigungssysteme von Drittanbietern und intern erstellt, die jedoch nur dann wirksam sind, wenn sie über aktuelle, genaue Kontaktdaten aller Ihrer Mitarbeiter verfügen. Der itrezzo Unified Contact Manager und das Self-Service-Update liefern die genauen und aktuellen Daten, die Ihr Massenbenachrichtigungssystem benötigt.
Benötigen wir für Notfälle oder Katastrophensituationen etwas anderes als unser Massenbenachrichtigungssystem?
Benachrichtigung oder Übertragung ist wichtig, aber nur die Hälfte der Lösung. Die Kommunikation von Person zu Person in der Krise ist ebenfalls von wesentlicher Bedeutung. Ihre Mitarbeiter müssen miteinander sprechen. Dies ist ein entscheidender Aspekt bei der Bewältigung einer Katastrophe oder eines Netzwerkausfalls.
Es ist auch wichtig zu bedenken, dass Massenbenachrichtigungs- / Rundfunksysteme Ihre Mitarbeiter nur erreichen können, wenn ihre Kontaktdaten korrekt sind. In vielen Organisationen ist es nicht ungewöhnlich, dass in 30 Prozent der Kontaktdatensätze von Mitarbeitern Fehler gefunden werden. E-Mail- und Telefondaten weisen häufig eine Fehlerrate von fünf Prozent auf. In einer dringenden Sendung an Mitarbeiter besteht bei einem Erreichen von nur 95 Prozent das Risiko, dass fünf Prozent die Nachricht nicht erhalten.
itrezzo schließt diese 5% -Lücke, indem das Mitarbeiterverzeichnis auf Mitarbeiter-Smartphones verfügbar gemacht wird, auch wenn das Netzwerk ausgefallen ist.
Ich bin in COOP / Disaster Recovery / Risikomanagement. In einer Krise gibt es Leute bei anderen Agenturen oder Organisationen, mit denen ich Kontakt aufnehmen muss, und umgekehrt. Kann itrezzo UCM helfen?
Notfallmitarbeiter müssen häufig eng zusammenarbeiten und sich zuverlässig mit Personen anderer Organisationen verbinden. Der itrezzo Unified Contact Manager erleichtert dies durch unser InterOrg Connector-Modul. Dieses Add-On aktualisiert Kontaktdaten zwischen Personen verschiedener Organisationen, um eine ständige Erreichbarkeit zwischen Unternehmen oder Agenturen zu gewährleisten.
Im Notfall gibt es einige wichtige Dokumente - unsere Notfallpläne für jede Gruppe oder Abteilung -, die jeder Mitarbeiter haben soll. Kann itrezzo Unified Contact Manager dabei helfen?
Ja, unsere Softwareplattform kann ausgewählte Dokumente automatisch an ausgewählte Gruppen von Mitarbeitern senden und im Cache-Speicher des Smartphones speichern.
Unser internes Mitarbeiterdatensystem wird automatisch in jeder Abrechnungsperiode von unserem Abrechnungssystem aktualisiert - ist das nicht ausreichend genau?
Es ist nicht genau genug. Die Personalabrechnung und die meisten anderen internen Systeme verfügen nicht immer über die aktuellsten Mitarbeiterdaten, da diese nicht für die Personalabrechnung benötigt werden. Sie haben keinen eigentlichen Grund, die Kontaktdatenfelder der Mitarbeiter in der globalen Adressliste (GAL) zu aktualisieren, die sich am häufigsten ändern: ihre Mobiltelefon-, Bürotelefon- und privaten Telefonnummern. Es enthält wahrscheinlich keine drahtlosen Handheld-Nummern und internen IDs von Smartphones.
Wenn Ihr System aus einer Abrechnungsdatenbank aktualisiert wird, wird wahrscheinlich ein wichtiges Feld korrekt angezeigt: Es entfernt Kontakte für Mitarbeiter, die gekündigt haben, und fügt neue Mitarbeiter hinzu.
Was ist der Produktivitätsgewinn mit Self-Service Update?
Das Self-Service-Update reduziert die Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters bei der Eingabe von Kontaktdaten von mehreren Stunden pro Jahr auf etwa 15 Minuten pro Jahr. Alle Mitarbeiter haben immer die genauesten Informationen zu allen Mitarbeitern, deren Kontaktdaten sie erhalten dürfen.
Wenn itrezzo jedem das vollständige Unternehmensverzeichnis zur Verfügung stellt, bedeutet dies, dass jeder die Privatnummer des CEO sehen kann?
Definitiv nicht. Zunächst können Sie itrezzo Unified Contact Manager so einstellen, dass nur die Personen, die es benötigen, die richtigen Notfallkontaktinformationen erhalten.
Wie teuer und schwierig ist es, eine Testversion von itrezzo Unified Contact Manager durchzuführen? Ist eine Dateneingabe erforderlich?
Um mehr über das itrezzo zu erfahren und es einzurichten, wenden Sie sich bitte an das itrezzo-Support-Team.
Was muss für einen Testlauf oder eine tatsächliche Implementierung auf den Handheld-Geräten unserer Mitarbeiter installiert werden?
Es wird nichts installiert, außer von Ihrem IT-Administrator auf der Serverseite. Dies ist eine Zero-Client-Zero-Training-Lösung. Ihre Mitarbeiter werden unser System nicht kennen, aber sie werden feststellen, dass ihre Kontaktliste bereits vollständig, aktuell und einsatzbereit in ihrem Smartphone ist.
