Este contenido es específicamente para profesionales de Microsoft 365 / Exchange que administran 100 o más usuarios
Vea cómo diferentes profesionales de TI pudieron encontrar una fuente de fricción para los usuarios de teléfonos inteligentes e implementar una solución que superó las expectativas del usuario, redujo las llamadas al servicio de asistencia con un rápido retorno de la inversión.
Ethan B.
Adoptador temprano
“Nuestro mayor problema fue no tener los contactos de nuestra GAL accesibles para todos en sus teléfonos.
Después de la sincronización de contactos centralizada
“Esto se convirtió en un proceso sin esfuerzo y los resultados han sido fantásticos. Creamos grupos de contactos para los usuarios en los diferentes departamentos de nuestra organización sin ninguna implicación por su parte ”
Duración para implementar
4 horas
Fuente
G2
Ed H.
Adoptador temprano
Luchamos durante años para poder llevar contactos a los dispositivos móviles de los usuarios finales. Teníamos una persona que era literalmente parte de sus obligaciones laborales mantener los archivos CSV de todos los empleados e importarlos a los buzones de correo para que aparecieran en sus contactos móviles. Y si uno cambiara, necesitarían actualizar todos los buzones de correo del usuario o comunicar el cambio a los usuarios finales. Una completa perdida de tiempo.
Después de la sincronización de contactos centralizada
CiraSync eliminó la necesidad de este trabajo inútil y facilitó mucho el mantenimiento de contactos precisos y actualizados en TODOS los dispositivos móviles.
Duración para implementar
4 horas
Fuente
G2
Doran B.
Adoptador temprano
Buscamos un producto para hacer esto durante mucho tiempo e incluso invertimos una cantidad ridícula de dinero para que alguien nos construyera una aplicación / sitio basado en Azure para realizar la sincronización, que finalmente dejó de funcionar después de las actualizaciones y cambios de Azure.
Después de la sincronización de contactos centralizada
Pudimos comenzar a sincronizar rápida y fácilmente una lista de teléfonos de la empresa con todos nuestros usuarios de iPhone.
Estamos muy contentos de haber encontrado CiraSync. Ha hecho exactamente lo que queríamos que hiciera y sé que puede hacer más. Y tiene un precio razonable.
Duración para implementar
1 hora
Fuente
Capterra
El sistema y el soporte de TI son difíciles
Un día cualquiera al mediodía, cuatro usuarios han olvidado su contraseña, dos tienen problemas con la impresora, uno con una computadora congelada y otro que insiste en que alguien eliminó el archivo en el que estaban trabajando anoche. Ni siquiera hablemos del correo electrónico de phishing en el que alguien hizo clic y dio su contraseña.
Por supuesto, ha resuelto todos estos tickets incluso sin una visita en persona.
Aún así, hay demasiadas reparaciones de fallas, no hay suficiente tiempo para hacer un trabajo importante.
A veces es necesario tener una «victoria». Su gerente sabría que resolvió un problema oculto y ahorró dinero en el proceso. Eso significará muchos usuarios felices, incluidos los ejecutivos de nivel «C».
Quiere implementar una nueva tecnología que sea escalable, útil y que se pueda administrar fácilmente. Tal vez … sería notable ser reconocido por su talento de vez en cuando.
Incluso si no se está ejecutando en su escritorio, la multitarea siempre se está ejecutando en su cabeza.
No, no estás atrapado en un bucle infinito. Puedes pasar al siguiente nivel.
Ha identificado problemas que envían a los usuarios de tecnología por un agujero de conejo. Crea estragos en la mesa de ayuda. Tiene las habilidades para implementar la tecnología adecuada y superar este desafío, pero debe poder hacer las cosas bien de vez en cuando.
¿Te culpan? Cuando algo con la tecnología sale mal, los usuarios siempre culpan a TI, incluso cuando saben que no tiene nada que ver con TI. ¿Por qué hacen eso?
Odia ver problemas recurrentes para sus usuarios finales. Les hace perder el tiempo. Están haciendo un trabajo importante. Están frustrados. ¿Por qué no les ponemos barandillas? ¿Por qué no estamos automatizando cosas que puedan automatizarse de manera realista para que los usuarios no tengan que hacer tareas basura (que causan problemas aún más tontos para TI?)
Algo nuevo que puedes hacer
La verdad es que en varios años, todos los sistemas de mensajería empresarial automatizarán las listas de contactos de los usuarios. ¿Tiene algún sentido que los usuarios finales ingresen y actualicen manualmente los contactos de los compañeros de trabajo?
Podría implementar una solución mucho antes que sus pares, reducir las llamadas al servicio de asistencia técnica y aumentar la satisfacción del usuario.
Una persona realmente puede hacer el trabajo de 1000 personas. Simplemente tiene sentido: los 1000 usuarios de teléfonos inteligentes se benefician de que un solo empleado mantenga las listas de contactos completas y precisas.
La mayoría de los departamentos de TI ni siquiera consideran esta ineficiencia. Ignoran los beneficios porque muy pocos usuarios de teléfonos inteligentes comprenden sus propios problemas. Tienen un poco de dolor todos los días. Editan manualmente sus contactos. Se ocupan de llamadas misteriosas y mensajes de texto. Tienen problemas para comunicarse con sus compañeros de trabajo.
Este es un problema tan simple de solucionar, pero solo se soluciona DESPUÉS de la inevitable tormenta de mierda.
Clientes de itrezzo
Clientes de CiraSync
Años en negocios
Cira Apps Limited
Fundada en enero de 2016
itrezzo, inc
Fundada en enero de 2001
Certificaciones y logros de productos
- Socio Silver de Microsoft
- Microsoft AppSource habilitado
- G2: 80 reseñas 4.5 estrellas (de 5), insignia: alto rendimiento, mejor soporte
- Capterra: 85 reseñas 4.6 estrellas (de 5)
Publicaciones
Antecedentes / Bio
Vern Weitzman
CEO y Fundador
Buscó una solución para completar automáticamente y mantener actualizados los contactos de GAL y no pudo encontrar nada. Los clientes comenzaron a pedir esta solución, pero cuando ocurrió el 11 de septiembre, necesitaban urgentemente una solución a este problema.
Me cansé y finalmente hice que mis desarrolladores crearan una solución de prueba de concepto.
La solución funcionó mejor de lo que todos esperaban. Tiene numerosos beneficios secundarios y el primer cliente compró 2000 asientos.
Otros clientes empezaron a preguntar si podía funcionar para ellos y mi nueva misión era llevar la solución al mercado.
- Cómo salí de mi SaaS y me metí en la nube Azure
- ¿Una semana laboral de cuatro días?
- blog de itrezzo
- Cómo escalar una empresa de aplicaciones con un equipo de ventas cero
- Lo que nadie te dice sobre la venta de SaaS
- Cambios en la privacidad del Asistente de Google y lo que podría significar para Alexa
Menciones:
Insights únicos y útiles
Un usuario de teléfono inteligente recibe o realiza llamadas telefónicas, recibe o envía mensajes de texto.
El viejo camino
La libreta de direcciones del teléfono inteligente de un usuario es peligrosa y, a veces, se actualiza de forma aleatoria. Hay algunos contactos para compañeros de trabajo, pero la mayoría son incompletos y, en muchos casos, inexactos. El mayor problema es que potencialmente faltan cientos de contactos.
La forma más común de superar esto era que cada usuario hiciera un trabajo molesto:
- Edición manual de cambios en contactos de clientes o compañeros de trabajo
- Cree contactos para nuevos miembros del personal.
- Eliminar contactos de empleados despedidos
- Tan pronto como descubran el nuevo número de alguien, deténgase y actualice ese contacto.
El nuevo camino
Una persona mantiene un contacto maestro de todos los empleados en una carpeta de contactos. Alternativamente, la Lista global de direcciones se mantiene actualizada.
Mediante la automatización de sincronización, la lista de contactos maestra se envía a cientos o miles de teléfonos inteligentes.
Los usuarios no tienen que hacer nada. No se requiere formación. No es necesario instalar ningún software en su escritorio o en su teléfono inteligente.
El equipo de TI tiene el control total con un panel de control basado en web para administrar todas las listas de contactos en todos los teléfonos inteligentes.
El Viejo Resultado
La mayoría de los usuarios no se tomarán el tiempo para actualizar sus propios contactos. Como resultado, los usuarios de teléfonos inteligentes a menudo se quedan atascados cuando están fuera de la oficina.
Cuando las listas de contactos están mal mantenidas, existen barreras para las comunicaciones:
- Falta de llamadas telefónicas importantes
- Bloqueo de llamadas no reconocidas
- Mensajes de texto confusos / anónimos
- Llamadas de zombies (llamadas de una persona muerta)
- No se puede comunicar con las personas porque no tienen un número de teléfono específico o porque tienen un número desactualizado.
El nuevo resultado
Los usuarios de teléfonos inteligentes tienen la capacidad casi instantánea de comunicarse con cualquier persona de la empresa, proveedores o clientes. Las llamadas entrantes, los mensajes de voz, las llamadas perdidas y los mensajes de texto ahora muestran el nombre, la foto y el título de las personas que llaman.
Las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes del usuario se completan automáticamente. Los nuevos empleados comienzan y tienen la información de contacto de todos el primer día. Todos tienen la información de contacto del novato el mismo día.
UUI
–>Una persona puede hacer el trabajo de 1000 personas. Los esfuerzos de un administrador de datos que mantiene cuidadosamente las listas de contactos se pueden sincronizar con cientos o miles de teléfonos inteligentes que brindan actualizaciones casi en tiempo real a las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes.
Thesis
–>Los teléfonos inteligentes están arraigados en el panorama corporativo de Microsoft 365 y Exchange. La productividad de los empleados se ve comprometida cuando las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes se dejan morir de soledad. Puede maximizar el beneficio de las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes si mantiene una «copia maestra del registro del empleado»
Dmitriy M.
Adoptador temprano
Antes, “teníamos que mantener y actualizar manualmente las listas de contactos y enviar los detalles actualizados a los empleados diariamente. Este fue un proceso bastante largo «.
Después de la sincronización de contactos centralizada
“Esto se convirtió en un proceso sin esfuerzo y los resultados han sido fantásticos. Creamos grupos de contactos para los usuarios en los diferentes departamentos de nuestra organización sin ninguna implicación por su parte ”
Duración para implementar
3 horas
Fuente
G2
Resultados alternativos
Si cree que es beneficioso comenzar a actualizar las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes de los usuarios finales, hay algunas formas de lograrlo:
| Alternativa | Resultados alternativos | Precio alternativo | |
| 1 | Hacer nada | Pida a los usuarios que sean más diligentes a la hora de actualizar sus contactos. | Pérdida de productividad $ 200 / usuario de teléfono inteligente por año |
| Alguien más | Solución parcial. Obtenga EA para actualizar los contactos de todos los VIP | El tiempo de EA, aproximadamente 30 minutos por ejecutivo al mes | |
| 2 | Arrastrar y soltar | Depende del cumplimiento del usuario, proceso lento. Puede hacerse incorrectamente empeorando las cosas | Tiempo del personal empleado. Tiempo adicional del personal de TI para arreglar |
| Compartir buzón | Difícil de administrar, no escalable, cualquiera puede cambiar la lista de contactos maestra. Malo para BYOD: no se puede desconectar a los empleados separados | Unos minutos para configurar cada usuario, corregir cambios accidentales en el maestro, tiempo de oración diario para pedirle a Dios que no necesite restablecer la contraseña | |
| 3 | En el guión de la casa | Costoso de desarrollar, mantener, modificar, diagnosticar. Uso ineficiente del ancho de banda | 50 a 100 horas de tiempo de revelado según los requisitos |
Las alternativas también se describen en este video: https://www.youtube.com/watch?v=49mMkFwZn_4
O puede usar CiraSync en Microsoft Office 365. La configuración lleva unos minutos y puede gestionar de forma centralizada los contactos de todos los usuarios desde un único panel.
Cualquiera que lo pruebe inmediatamente se da cuenta de que es mucho mejor, ahorra una inmensa cantidad de tiempo y, para empezar, es más barato.
Si está en tecnología de la información y desea brindar todos los beneficios de ahorro de costos posibles a sus usuarios finales, esta solución es para usted.
Estudios de casos adicionales
Organización comunitaria pequeña
Incluso para una pequeña organización comunitaria con 60 usuarios de teléfonos inteligentes y trescientos elementos en sus listas de contactos, sigue existiendo un problema importante para que los usuarios actualicen las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes. Debido a que ningún elemento de contacto se usó con frecuencia, no hubo un incentivo para actualizar la lista de contactos.
Wendy S.
Adoptador temprano
Contactos críticos, los códigos de seguridad cambiaban constantemente. Los usuarios de campo no tenían la información correcta.
Después de la sincronización de contactos centralizada
“Cuando se cambia un código, puedo enviarlo rápidamente a los teléfonos de todos. El sistema es versátil y brinda a las personas que están de guardia para una organización 24 × 7 información precisa al alcance de la mano «.
Duración para implementar
1 hora
Fuente
G2
Costos explícitos y ahorros de la gestión de contactos centralizada para una organización comunitaria.
| Listas de contactos de organizaciones comunitarias | Articulos totales | Cambios de contacto mensuales promedio | Cambios de atributos mensuales promedio |
| Códigos de emergencia | 4 | 0 | 0 |
| Transporte | 65 | 10 | 25 |
| Mantenimiento | 25 | 1 | 4 |
| Clínico | 150 | 10 | 50 |
| Contactos estáticos varios | 15 | 0 | 0 |
| Personal | 80 | 7 | 35 |
| Cambios totales de contacto | 339 | 28 | 114 |
| Calendarios compartidos de organizaciones comunitarias | Elementos del calendario | Cambios promedio de eventos cada mes |
| Calendario de mantenimiento | 10 | 2 |
| Vacaciones del personal | 20 | 3 |
| Cambios totales de eventos | 5 |
| Número de teléfonos inteligentes a los que se dirige | 60 | |
| Promedio de campos cambiados / usuario | 114 | 6840 |
| Promedio de cambios de eventos / usuario | 5 | 300 |
| Los atributos promedio cambian cada mes | 7140 |
| Tiempo para actualizar un atributo (segundos) | 10 |
| Tiempo total para actualizar todos los elementos del teléfono inteligente | 71,400 |
| Horas ahorradas / mes | 19.8 |
| Costo por hora | $ 34 |
| Aumento de personal por mes | $ 664 |
| Costo promedio total del empleado | $ 67 000 |
| Costo promedio de los empleados por hora | $ 34 |
| Software de sincronización SaaS | $ 60 |
| ROI por mes | $ 604 |
Beneficios y resultados
Una persona mantiene la lista y hace el trabajo de 1000 personas.
Los usuarios no necesitan molestarse en realizar una laboriosa tarea de gestión de listas de contactos.
Los usuarios pueden olvidarse de las repetidas llamadas al servicio de asistencia técnica relacionadas con contactos equivocados, números de teléfono incorrectos y números de teléfono faltantes.
| Nueva actividad | Cómo es más fácil, mejor, más rápido y más económico |
| Sincronice la GAL con todos los teléfonos inteligentes iPhone y Android | Cuando el equipo de TI mantiene actualizados los datos de contacto de la GAL, es extremadamente fácil enviar todas las entradas de la GAL a los teléfonos inteligentes como contactos. Eso es mucho mejor que pedir a los usuarios que creen y editen esos mismos contactos en la libreta de direcciones de su teléfono inteligente. |
| Sincronice una carpeta de contactos pública o un buzón compartido con todos los teléfonos inteligentes iPhone y Android | Una persona mantiene actualizada la lista de contactos de los empleados. Con una sola configuración de sincronización, 1000 teléfonos inteligentes pueden obtener rápidamente la réplica exacta de la lista de contactos de los empleados. En lugar de cientos de horas de trabajo por cada empleado, el proceso está automatizado. |
| Sincronice un calendario de carpetas públicas o un calendario de buzón de correo compartido con muchos teléfonos inteligentes | Si tiene un calendario de la empresa con vacaciones del personal, feriados de la empresa, hitos de proyectos o rotaciones de personal de guardia, puede sincronizar instantáneamente estos calendarios directamente con los usuarios de teléfonos inteligentes exactos que lo necesiten. |
Cuando reciban llamadas telefónicas de compañeros de trabajo, aparecerá una foto, el nombre y el título de la persona que llama.
Lo mismo ocurre con los mensajes de texto: cuando hay un mensaje SMS entrante de un compañero de trabajo, se muestra su nombre y foto.
No habrá más llamadas de muertos. No estamos bromeando. Cuando fallece el desafortunado miembro del personal, su número de teléfono finalmente se reasigna. Cuando el nuevo empleado usa el número de teléfono de la persona fallecida, ¿adivina de quién es el nombre? Esto provoca una insuficiencia cardíaca momentánea y, finalmente, una llamada al servicio de asistencia técnica.
Todo esto se soluciona con la gestión de contactos centralizada para teléfonos inteligentes.
Erica C.
Adoptador temprano
Antes de CiraSync, el personal tenía que actualizar manualmente sus contactos en su libreta de direcciones en Outlook cada vez que había un cambio (que era a menudo). El proceso también requería mucho tiempo, por lo que rara vez se realizaba.
Después de la sincronización de contactos centralizada
¡Ahora con CiraSync, es un mundo diferente! Nos encanta que la sincronización esté configurada para actualizarse automáticamente. El personal no tiene que emplear un tiempo valioso para tener información actualizada al alcance de la mano. ¡AMAMOS CIRASYNC!
Duración para implementar
1 hora
Fuente
G2
Empresa de construcción con 1500 usuarios de Microsoft 365 recorta $ 120k en costos de mesa de ayuda
El CIO ahorra docenas de horas de servicio de asistencia técnica cada semana y elimina las quejas de los usuarios de teléfonos inteligentes.
Incluso antes de ser ascendido a CIO, Anthony se había dado cuenta muchos años antes de que si su equipo podía actualizar los contactos de Outlook de forma centralizada para los usuarios de teléfonos inteligentes, esos usuarios serían más productivos y eso resultaría en menos llamadas al servicio de asistencia técnica.
El viejo camino
La mesa de ayuda estaba actualizando manualmente los contactos de unos 600 usuarios de teléfonos inteligentes mediante la función de arrastrar y soltar e importaciones de CSV.
El nuevo camino
La lista de contactos de la carpeta pública se sincroniza con los contactos de Outlook para cada teléfono inteligente, todas las noches mediante una solución SaaS.
El Viejo Resultado
Muchos usuarios recibían actualizaciones con tanta poca frecuencia que llamaban a la mesa de ayuda e informaban que faltaban o eran incorrectos los datos de contacto. El agente de la mesa de ayuda asignado al ticket tuvo que montar la carpeta de contactos de los usuarios, limpiarla y arrastrar la carpeta pública para copiar todos los contactos más recientes. Apenas hubo tiempo suficiente para cubrir al personal superior. No hubo informes para saber qué buzones estaban desactualizados.
En ciertos casos, el agente de la mesa de ayuda podría olvidarse de limpiar los contactos antiguos y el usuario del teléfono inteligente tendría duplicados. Verían a dos de todos en su libreta de direcciones. ¡El 50% de las veces, estos usuarios llamarían al número equivocado!
El CIO estimó que estaba tomando el equivalente a una FTE hacer un trabajo menos que adecuado para mantener los contactos actualizados. Él ya sabía que el costo total de un técnico de mesa de ayuda era de $ 120,000.
El nuevo resultado
La lista de contactos principal de empleados se actualiza a lo largo del día; un asistente administrativo agrega nuevos empleados y elimina o actualiza esta carpeta de contactos públicos religiosamente.
Cuando se incorpora un nuevo empleado, la mesa de ayuda ni siquiera tiene que pensar en los contactos del teléfono inteligente. Los contactos de las nuevas contrataciones se sincronizan automáticamente el primer día. Aún más importante, todos obtienen los datos de contacto de la nueva persona.
El ROI total es superior a 120.000 dólares al año y sigue creciendo a medida que crece la empresa.
En ese momento, solo había 50 personas con teléfonos inteligentes. El personal de la mesa de ayuda arrastraría y soltaría la carpeta pública en la carpeta de contactos de cada usuario. Fue un poco incómodo, pero hizo el trabajo, incluso si los contactos solo se actualizaban una vez al mes.
Al resolver proactivamente los problemas de los altos directivos y los VIP de la empresa, Anthony solo estaba agregando a su lista de logros que aportaron un gran valor a la empresa. Sus ascensos fueron inevitables.
Sin embargo, debido a las adquisiciones y al crecimiento orgánico, la empresa ahora tenía que gestionar 1500 usuarios y 600 tenían teléfonos inteligentes de la empresa. Se tardaban decenas de horas al mes en actualizar los contactos de los usuarios mediante el proceso manual.
Siendo realistas, el equipo de la mesa de ayuda solo podía tocar a los usuarios una vez cada pocos meses. Eso significó que la calidad del contacto se vio seriamente comprometida.
Fue entonces cuando Anthony buscó una solución automatizada para sincronizar la lista de contactos principal de los empleados con todos los teléfonos inteligentes. Localizó una solución SaaS que se integraba estrechamente con Microsoft 365 y su equipo pudo configurar rápidamente la sincronización para los 600 usuarios de teléfonos inteligentes en solo minutos. La primera noche que se ejecutó, tomó 11 horas y creó 900.000 contactos.
1500 contactos de empleados * 600 usuarios de teléfonos inteligentes = 900.000 contactos
Acerca del «nuevo resultado»: En términos más simples, una persona ahora hace el trabajo de 600 personas. Todos los teléfonos inteligentes se actualizan a diario y la mesa de ayuda no tiene que hacer nada más que el proceso normal de incorporación para los nuevos empleados.
Cálculo de ahorros de costos: los costo total de un empleado a quién se le paga $ 60,000 por año en muchas empresas es 2X o se calcula en $ 120,000 / año. Esto generalmente incluye impuestos sobre la nómina, beneficios, vacaciones, seguros, costos de construcción, pago por enfermedad, gerentes, recursos humanos y tecnología de la información. Anthony, sin embargo, dedicó bastante tiempo a presupuestar y conocía el costo de la plantilla en su departamento.
Sus ahorros fueron de $ 120,000 por año y la solución SaaS fue de aproximadamente $ 8,000 por año. Antes de comprar el software SaaS, había obtenido la aprobación para contratar a otros agentes de la mesa de ayuda. Había suficiente tiempo libre entre todos los agentes ahora que podía ver claramente que su ROI era:
Ahorro anual de $ 120,000 – Suscripción anual de $ 8,000 = ROI anual de $ 112,000
HVAC Company pasa de ser usuarios frustrados de teléfonos inteligentes a ahorrar $ 240,000 al año.
El héroe de la mesa de ayuda de TI le ahorró a su empresa 240.000 dólares al año.
Dan trabaja en TI en una gran empresa de HVAC. Con alrededor de 700 usuarios de teléfonos inteligentes en Microsoft 365 y un rápido crecimiento en su empresa, no pudieron seguir el ritmo de los cambios de contactos en las libretas de direcciones de los teléfonos inteligentes.
El viejo camino
Cada usuario de teléfono inteligente estaba agregando y eliminando contactos cuando se contrató o dejó la empresa a un nuevo compañero de trabajo. Se dedicó mucho tiempo a editar manualmente las listas de contactos. Podría tomar de 10 a 20 minutos por semana solo para mantenerse al día con los cambios.
El nuevo camino
Con los Grupos de Office 365, la creación de listas de contactos se automatiza en cientos de teléfonos inteligentes según la pertenencia al grupo y la región geográfica. Todo el procedimiento está tan automatizado ahora que los nuevos contactos del personal se agregan de manera invisible a los teléfonos inteligentes en toda la empresa.
El Viejo Resultado
Cuando alguien olvidó actualizar su lista de contactos, podría haber una penalización más adelante cuando se deba realizar una llamada importante. Cuando los nuevos empleados llaman a sus compañeros de trabajo, las llamadas parecen spam, ya que rara vez pueden permitirse atender llamadas a menos que sea relevante.
El nuevo resultado
Los usuarios de campo llaman y envían mensajes de texto a los nuevos empleados sin ningún trabajo o incluso sin darse cuenta de las docenas de actualizaciones que se agregan mágicamente a su teléfono inteligente cada mes. La propia estimación de la compañía es que el ahorro de mano de obra supera fácilmente los 40 minutos por mes y eso ignora por completo el enorme ahorro de energía que obtienen los miembros del personal cada vez que acceden a la libreta de direcciones de su teléfono inteligente.
El ROI total es de 242.000 dólares al año.
Para una empresa de tamaño medio de 700 empleados, la incorporación y la baja del personal pueden requerir alrededor de 50 actualizaciones de contactos de teléfonos inteligentes cada mes. La automatización de las actualizaciones de contactos de los teléfonos inteligentes puede ahorrarles a los empleados de 8 a 12 horas al año en tareas menores y brindarles las herramientas que necesitan para hacer su trabajo.
Acerca del «nuevo resultado»: La incorporación de TI existente ya agregó nuevos empleados a un grupo de distribución específico geográfico. La automatización de la lista de contactos se derivó de estos grupos. No se requirió intervención humana (ni TI ni usuarios finales) para agregar nuevos empleados o restar empleados separados.
Cálculo de ahorros de costos: los costo total de un empleado a quién se le paga $ 60,000 por año en muchas empresas es 2X o se calcula en $ 120,000 / año. Esto generalmente incluye impuestos sobre la nómina, beneficios, vacaciones, seguros, costos de construcción, pago por enfermedad, gerentes, recursos humanos y tecnología de la información. Usando un cálculo conservador y asumiendo que los gastos generales agregan solo un 50% al costo del salario, el costo de este empleado es de $ 45 por hora. Los empleados pueden ahorrar de 10 a 20 minutos por semana cuando no necesitan realizar ningún mantenimiento de contacto.
| Costo del empleado para la empresa | |
| $ 60 000 | Salario base hipotético |
| 50% | Arriba (bola baja) |
| $ 30 000 | Gastos generales en dólares |
| Cálculo del costo por hora | |
| $ 90 000 | Costo total cargado por año |
| 2,000 | Horas de trabajo en un año |
| $ 45 | Costo por hora totalmente cargado |
| Ahorro de mano de obra con la automatización de la lista de contactos | |
| 8 horas | Guardado (cada año) |
| $ 360 | Ahorro por año por empleado |
| 700 | Número de empleados |
| $ 252.000 | Ahorro total mediante reducción de personal en mano de obra |
| $ 10,000 | Automatización, costo total de propiedad 1 año |
| X | |
| $ 242.000 | ROI neto |
Empresa de consultoría con 5000 usuarios en Microsoft 365 ahorra $ 450,000 en costos de movilidad
La firma de consultoría internacional pasa de la frustración y el desperdicio de cientos de horas a ahorrar 450k por año mientras mejora drásticamente la satisfacción de los empleados.
La empresa cuenta con 4000 consultores que trabajan en todo el mundo. Dado que los clientes también son multinacionales, los proyectos abarcan todo el mundo. Llegar a colegas lejanos es una tarea rutinaria.
Dado que los consultores trabajan en casa y en los sitios de los clientes, el desafío fue cierto tipo de acceso al directorio corporativo desde teléfonos inteligentes.
Un mensaje recurrente de los consultores fue la abrumadora necesidad de aprovechar el identificador de llamadas en sus teléfonos. Si todo el directorio de empleados estuviera en su libreta de direcciones, eso sería posible.
¿Cómo agrega un usuario los 5000 contactos a su libreta de direcciones para que el identificador de llamadas sea efectivo? Aún más importante, ¿cómo dicen esos contactos actualizados?
Pasando una hora al mes manteniendo sus libretas de direcciones actualizadas, no era realista mantenerse al día con los cambios.
El equipo de TI intervino y utilizó algunos procedimientos de importación masiva y procedimientos de secuencias de comandos. No pudieron obtener una solución sólida. Por ejemplo, la aplicación que crearon tomó 150 horas de tiempo de desarrollo. Cuando se ejecutó, las actualizaciones de contactos tardaron 20 minutos en procesar cada buzón. Eso es 55 días para actualizar todos los buzones de correo. Cuando fallaba ocasionalmente, esencialmente iniciaba un «incendio de basura» tan caliente que incluso el CIO sentiría el calor.
Estaban considerando tres opciones que eran terribles:
1) Ignore el problema. Malditos torpedos. Indique a los usuarios que mantengan sus propios contactos actualizados.
2) Use un método de actualización más escaso (arrastrar y soltar de Outlook) solo para los usuarios más vocales.
3) Continúe poniendo más recursos en la aplicación propia.
Realmente no podrían vivir con ninguna de esas opciones. Necesitaban un mejor resultado.
Eligieron una solución SaaS que eliminaba todos los compromisos con resultados consistentes y tenía un costo de propiedad muy razonable.
El viejo camino
El personal de TI enviaba contactos manualmente a cada uno de los 4000 teléfonos de los empleados. Usando varias técnicas que resultaron ineficaces, tomó más de 100 horas al mes.
El esfuerzo inútil fue devolver la carga a los usuarios, lo que resultó en otra pérdida colectiva de 350 horas por mes para aquellos que realizaban actualizaciones de contacto manualmente.
El nuevo camino
La aplicación SaaS de terceros sincroniza la lista global de direcciones de los empleados con 4000 buzones de correo en Microsoft 365.
El Viejo Resultado
Los usuarios se sintieron frustrados por no poder acceder a la lista global de direcciones de la empresa en sus teléfonos inteligentes. Para agravar la frustración por la falta de contactos precisos en la empresa, los empleados revisaban regularmente y perdían llamadas debido a la falta de identificador de llamadas. La disponibilidad de nuevos consultores y los cambios de contacto causaron problemas adicionales.
Estas repetidas quejas no cayeron en oídos sordos, y TI pasó cientos de horas al año tratando de mitigar este problema.
Se perdieron llamadas, las llamadas de los clientes no fueron respondidas, los proyectos se retrasaron y TI perdió mucho tiempo proporcionando una solución Band-Aid.
El nuevo resultado
El personal de consultoría de todo el mundo ahora disfruta de la capacidad de llamar o enviar mensajes de texto a cualquier compañero de trabajo con unas pocas teclas. Las llamadas entrantes muestran el nombre, la foto y el cargo de los compañeros de trabajo. No más mensajes de texto anónimos.
Cuando un nuevo empleado se une a la empresa, cambia un contacto o alguien se va, la nueva información se completa automáticamente en cada teléfono inteligente. Los nuevos consultores son accesibles de inmediato y tienen el directorio completo de la empresa en su teléfono inteligente el primer día.
TI ya no pierde tiempo realizando actualizaciones toscas de estos contactos, liberando tiempo para otros proyectos.
El ROI se estima en $ 450,000; a medida que la empresa crece, el ROI aumenta.
Una empresa de más de 5000 personas puede tener fácilmente cientos de cambios de contacto cada mes. Al utilizar una solución de sincronización de lista global de direcciones, se eliminó una barrera para la productividad del usuario.
Sin embargo, los beneficios se extienden más allá de esto, si bien existen los beneficios técnicos y financieros de la solución, hay otra característica oculta: la satisfacción del empleado. “Done for you” es una gran victoria para TI. Nadie quiere agregar, editar y eliminar de las listas de contactos.
Cálculo de ahorros de costos: Con 4.000 empleados que luchan regularmente por encontrar contactos internos, significaba que se desperdiciaba una cantidad significativa de tiempo buscando números de teléfono. Si a cada empleado le faltara solo un número de teléfono cada mes, perdiendo cinco minutos de tiempo buscando datos, la empresa estaría perdiendo 333 horas de tiempo cada mes.
4.000 empleados x 5 minutos por mes = 20.000 minutos perdidos por mes.
Con 2,000 horas de trabajo en un año, eso equivale al costo de dos consultores a tiempo completo.
Dado que el costo total de cada consultor es de aproximadamente $ 250,000 por año, la compañía espera ahorrar casi $ 500,000.
Con la solución que les cuesta $ 50,000, eso es un retorno de la inversión 10 veces mayor.
Esto es antes de factorizar el costo comercial de las llamadas perdidas de los prospectos de ventas y los costos de oportunidad de facturar esas horas perdidas.
Debido a todos estos factores, la consultora estima que ahorran más de $ 450,000 al año con la solución.
