Esta página es específicamente para profesionales de Microsoft 365 / Exchange que administran 100 o más usuarios

¿Qué falta en los teléfonos móviles en Microsoft 365?

Exchange Admin pasa de ser «irrelevante» a solucionar una gran fuente de fricción para los ejecutivos de nivel «C» y todos los usuarios de teléfonos móviles.

La empresa de Allen tenía una docena de servidores Exchange y él era el encargado de instalar, parchear y administrar estos servidores. Hace dos años, él construyó un servidor híbrido para Exchange. El plan inicial fue migrar sólo oficinas en Asia y América del Sur a Office 365. Eso fue tan bien que administración quiso que todos los buzones estuvieran en Office 365. Diez meses más tarde, se migraron 1100 buzones de correo .

Todos los servidores fueron retirados, excepto el servidor híbrido de Exchange. Después de trabajar como un demonio durante 30 días seguidos, Allen se sintió aliviado de haber terminado y tomar una semana de tiempo de compensación.

Durante su merecido tiempo libre, hubo un pensamiento recurrente que le generó cierta angustia. Durante los últimos cinco años, Allen se había centrado tanto en la administración de Exchange Servers que sin darse cuenta, se desprendió de un puesto de trabajo. Era un trabajo de tiempo completo administrar una docena de servidores ; ahora sólo hay un servidor Exchange y ni siquiera tiene usuarios en él.

¿Cómo podría Allen volver a ser un contribuyente clave? Primero,tenía que ser parte de la esencia de la empresa. Sus proyectos tendrían que ganar dinero, salvar dinero, o salvar el tiempo de otros empleados. Especialmente VIP y ejecutivos.

Allen propuso algunas ideas a su gerente. Ella estuvo satisfecha con su iniciativa y elaboraron una lista de proyectos.

Tuvo mucho éxito con uno de sus primeros proyectos. Hace un tiempo él había abandonado una secuencia de comandos de PowerShell que servia para optimizar las libretas de direcciones de los teléfonos móviles copiando la lista global de direcciones en el buzón de Exchange de cada usuario. Esta petición vino del director general debido a varios puntos de dolor.

El primer problema tenía que ver con las llamadas entrantes al teléfono móvil del director general. En concreto, cuando noexiste un contacto en el directorio que coincida con el número de la persona que llama. Estose convertía en un obstaculo en tres diferentessituaciones:

• Cuando entra una llamada – es una interrupción del tiempo, él no va a gastar (y no debería) tiempo en responder a números desconocidos.

• Unos minutos más tarde, el número desconocido está en la lista de mensajes de voz. Uno de los muchos mensajes de voz que el CEO no reconoce y será probablemente uno que no verá.

• Quizás a la mañana siguiente cuando el CEO mira su registro telefónico , el número desconocido es solo ruido. Él puede actuar sobre él, eliminarloo ignórarlo. ¿Su acción? Deslizar a la izquierda. Eliminar.

¿Cuántas llamadas urgentes ignora el CEO porque falta la persona que llama en su libreta de direcciones? ¿Podría una llamada urgente en veinte ser el comienzo de un incendio de problemas?

Este problema es casi idéntico para mensajes de texto entrantes. Un mensaje de texto anónimo puede ser una gran distracción. Más del 50% del contexto de un mensaje corto se deriva de conocer la identidad de la persona que envía el mensaje. Cuando su horario está completo durante diez horas, lo último que quiere hacer es adivinar quién le está enviando un mensaje de texto.

En la dirección opuesta, hacer llamadas y enviar mensajes de texto es tan importante como poder conectarse con rapidez con todos los miembros clave del personal. No fue hace tanto tiempo que el director financiero se cabreó cuando intentó desesperadamente comunicarse con el gerente de nómina. Resultóque su libreta de direcciones tenía múltiples números de teléfono inexistentes o incorrectos.

El problema es que nadie quiere tomarse el tiempo necesario para editar personalmente los contactos de su agenda. ¿Puede culparlos?

Para repetir la afirmación: Sin datos de contacto completos en la agenda de su teléfono móvil, es muy difícil diferenciar entre las llamadas urgentes y el spam. Los números de teléfono que faltan o son incorrectos son terribles cuando la urgencia se hace presente.

Entonces, el CEO quería todos los 1100 contactos en su libreta de direcciones. En este punto, el identificador de llamadas sí sería significativo y mostraría el nombre del remitente y su foto. Con una libreta de direcciones debidamente rellenada, las llamadas telefónicas también mostrarán el nombre, la foto, el cargo, la ubicación de la oficina y el departamento de la persona que llama. ¡Perfecto!

Ahí es donde el script PowerShell de Allen iba a ser utilizado. Solo que se volvió realmente complicado. Encontrar cambios diarios en los contactos no era tan práctico, por lo que el script estaba realizando una eliminación masiva y una recreación de la subcarpeta de contactos. Eso es aproximadamente 30 MB de tráfico de sincronización por día para 1100 teléfonos móviles. Entonces se dio cuenta de que la aplicación Microsoft Outlook Mobile no sincronizaba las subcarpetas, por lo que tenía que mezclar los 1100 contactos en contactos de usuarios existentes. Habría duplicados. Sería muy difícil realizar actualizaciones de contactos y no había una manera fácil de borrar todos los elementos de la carpeta de contactos predeterminada. Esto puede resultar en un usuario perdiendo algunos contactos personales (no es algo bueno para los ejecutivos de nivel «C».) Ese proyecto se abandonó por buenas razones.

Aquí fue donde Allen tuvo su gran victoria. Él empezó a buscar soluciones de SaaS que pudieran ser mejores, más rápidas y más baratas que el script de PowerShell. Aquí es donde descubrió que otras personas enfrentaron el mismo problema, y mejor aún, había casos de uso de clientes .

Al final hizo una demostración y puso en práctica esta solución. Los ejecutivos de nivel «C» estaban muy interesados en patrocinar este proyecto. Él calculó que el ROI de la empresa con esta solución fue de $ 10 por cada $ 1 gastado.

Fue una victoria sin esfuerzo para Allen. Proyectos como ese pueden desarrollar su relevancia rápidamente.