Dieser Inhalt richtet sich speziell an Microsoft 365 / Exchange-Experten, die 100 oder mehr Benutzer verwalten
Erfahren Sie, wie verschiedene IT-Experten eine Reibungsquelle für Smartphone-Benutzer finden und eine Lösung implementieren konnten, die die Erwartungen der Benutzer übertraf und Helpdesk-Anrufe mit einem schnellen Return on Investment reduzierte.
Ethan B.
Frühzeitiger Anwender
„Unser größtes Problem war, dass die Kontakte in unserer GAL nicht für alle auf ihren Telefonen zugänglich waren.
Nach zentraler Kontaktsynchronisierung
„Dies wurde zu einem mühelosen Prozess und die Ergebnisse waren fantastisch. Wir haben Kontaktgruppen für Benutzer in den verschiedenen Abteilungen unserer Organisation erstellt, ohne dass sie daran beteiligt waren. “
Dauer der Implementierung
4 Stunden
Quelle
G2
Ed H.
Frühzeitiger Anwender
Wir hatten jahrelang Probleme, Kontakte zu den Mobilgeräten der Endbenutzer zu bekommen. Wir hatten eine Person, die buchstäblich zu ihren Aufgaben gehörte, CSVs für alle Mitarbeiter zu pflegen und sie in die Postfächer zu importieren, damit sie in ihren mobilen Kontakten erscheinen. Und wenn sich etwas ändert, müssen sie entweder alle Postfächer des Benutzers aktualisieren oder die Änderung den Endbenutzern mitteilen. Eine völlige Zeitverschwendung.
Nach zentraler Kontaktsynchronisierung
CiraSync machte diese nutzlose Arbeit überflüssig und machte es sehr einfach, genaue und aktuelle Kontakte auf ALLEN Mobilgeräten zu pflegen.
Dauer der Implementierung
4 Stunden
Quelle
G2
Doran B.
Frühzeitiger Anwender
Wir haben lange nach einem Produkt gesucht, um dies zu tun, und sogar eine lächerliche Menge Geld investiert, damit uns jemand eine Azure-basierte App / Site für die Synchronisierung erstellt, die nach Azure-Updates und -Änderungen schließlich nicht mehr funktioniert.
Nach zentraler Kontaktsynchronisierung
Wir konnten schnell und einfach eine Telefonliste eines Unternehmens mit all unseren iPhone-Benutzern synchronisieren.
Wir sind so froh, dass wir CiraSync gefunden haben. Es hat genau das getan, was wir wollten, und ich weiß, dass es mehr kann. Und es ist preiswert.
Dauer der Implementierung
1 Stunde
Quelle
Capterra
IT-System und Support sind schwierig
An jedem Tag um die Mittagszeit haben vier Benutzer ihr Passwort vergessen, zwei haben Druckerprobleme, eines mit einem eingefrorenen Computer und eines, das darauf besteht, dass jemand die Datei gelöscht hat, an der sie letzte Nacht gearbeitet haben. Sprechen wir nicht einmal über die Phishing-E-Mail, auf die jemand geklickt und sein Passwort herausgegeben hat.
Natürlich haben Sie jedes dieser Tickets auch ohne persönlichen Besuch gelöst.
Trotzdem gibt es zu viele Pausen, nicht genug Zeit, um wichtige Arbeiten zu erledigen.
Manchmal muss man einen “Gewinn” haben. Ihr Manager würde wissen, dass Sie ein verstecktes Problem gelöst und dabei Geld gespart haben. Das bedeutet viele zufriedene Benutzer, einschließlich Führungskräfte der Stufe „C“.
Sie möchten neue Technologien bereitstellen, die skalierbar, hilfreich und einfach zu verwalten sind. Vielleicht … wäre es bemerkenswert, ab und zu für Ihre Talente anerkannt zu werden.
Auch wenn es nicht auf Ihrem Desktop ausgeführt wird, wird Multitasking immer in Ihrem Kopf ausgeführt.
Nein – Sie stecken nicht in einer Endlosschleife. Sie können zum nächsten Level gelangen.
Sie haben Probleme festgestellt, die Tech-Benutzer in ein Kaninchenloch schicken. Es schafft Helpdesk-Chaos. Sie haben die Fähigkeiten, die richtige Technologie einzuführen und diese Herausforderung zu meistern, aber Sie müssen ab und zu die Möglichkeit haben, die Dinge richtig zu machen.
Bist du beschuldigt? Wenn irgendetwas mit Technologie schief geht, geben die Benutzer der IT immer die Schuld, auch wenn sie wissen, dass es nichts mit der IT zu tun hat. Warum machen sie das?
Sie hassen es, wiederkehrende Probleme für Ihre Endbenutzer zu sehen. Es verschwendet ihre Zeit. Sie leisten wichtige Arbeit. Sie sind frustriert. Warum setzen wir ihnen keine Leitplanken auf? Warum automatisieren wir nicht Dinge, die realistisch automatisiert werden können, damit Benutzer keine Mistaufgaben erledigen müssen (die der IT noch mehr dumme Probleme bereiten?)
Etwas Neues, das Sie tun können
Die Wahrheit ist, dass in einigen Jahren jedes Unternehmensnachrichtensystem Kontaktlisten für Benutzer automatisieren wird. Ist es für Endbenutzer überhaupt sinnvoll, Kontakte für Mitarbeiter manuell einzugeben und zu aktualisieren?
Sie könnten eine Lösung schaffen, die Ihren Kollegen weit voraus ist, Helpdesk-Anrufe reduzieren und die Benutzerzufriedenheit steigern.
Eine Person kann wirklich die Arbeit von 1000 Menschen erledigen. Es macht einfach Sinn: Alle 1000 Smartphone-Benutzer profitieren von einem einzigen Mitarbeiter, der die Kontaktlisten vollständig und genau hält.
Die meisten IT-Abteilungen berücksichtigen diese Ineffizienz nicht einmal. Ignorieren Sie die Vorteile, da nur sehr wenige Smartphone-Benutzer ihre eigenen Probleme verstehen. Sie haben jeden Tag ein bisschen Schmerzen. Sie bearbeiten ihre Kontakte manuell. Sie beschäftigen sich mit mysteriösen Anrufen und Textnachrichten. Sie haben Probleme, Mitarbeiter zu erreichen.
Dies ist ein so einfach zu behebendes Problem – es wird jedoch erst nach dem unvermeidlichen Scheißsturm behoben.
itrezzo Kunden
CiraSync-Kunden
Jahre im Geschäft
Cira Apps Limited
Gegründet im Januar 2016
itrezzo, Inc.
Gegründet im Januar 2001
Zertifizierungen und Produktleistungen
- Microsoft Silver Partner
- Microsoft AppSource aktiviert
- G2: 80 Bewertungen 4,5 Sterne (von 5), Abzeichen: Leistungsträger, beste Unterstützung
- Capterra: 85 Bewertungen 4.6 Sterne (von 5)
Veröffentlichungen
Hintergrund / Bio
Vern Weitzman
Geschäftsführer und Gründer
Er suchte nach einer Lösung, um die GAL-Kontakte automatisch zu füllen und auf dem neuesten Stand zu halten, und konnte nichts finden. Kunden fragten nach dieser Lösung, aber als der 11. September eintrat, brauchten sie dringend eine Lösung für dieses Problem.
Ich hatte die Nase voll und ließ meine Entwickler endlich eine Proof-of-Concept-Lösung erstellen.
Die Lösung funktionierte besser als alle erwartet hatten. Es hat zahlreiche Nebeneffekte und der erste Kunde kaufte 2000 Sitze.
Andere Kunden fragten, ob es für sie funktionieren könnte, und meine neue Mission war es, die Lösung auf den Markt zu bringen.
- Wie ich meinen Kopf aus meinem SaaS in die Azure Cloud gebracht habe
- Eine viertägige Arbeitswoche?
- itrezzo Blog
- So skalieren Sie eine App-Firma — Mit dem Zero Sales Team
- Was Ihnen noch niemand über den Verkauf von SaaS erzählt
- Änderungen des Datenschutzes von Google Assistant und was dies für Alexa bedeuten könnte
Erwähnungen:
Einzigartige und nützliche Einblicke
Ein Smartphone-Benutzer empfängt oder tätigt Anrufe, empfängt oder sendet Textnachrichten.
Der alte Weg
Das Smartphone-Adressbuch eines Benutzers ist zufällig und wird manchmal zufällig aktualisiert. Einige Kontakte für Mitarbeiter sind vorhanden, die meisten sind jedoch unvollständig und in vielen Fällen ungenau. Das größere Problem ist, dass möglicherweise Hunderte von Kontakten fehlen.
Der häufigste Weg, dies zu überwinden, bestand darin, dass jeder Benutzer nervige Arbeiten ausführte:
- Änderungen an Mitarbeitern oder Kundenkontakten von Hand bearbeiten
- Erstellen Sie Kontakte für neue Mitarbeiter.
- Kontakte entlassener Mitarbeiter entfernen
- Sobald sie die neue Nummer einer Person herausgefunden haben, stoppen Sie diesen Kontakt und aktualisieren Sie ihn.
Der neue Weg
Eine Person unterhält einen Hauptkontakt aller Mitarbeiter in einem Kontaktordner. Alternativ wird die globale Adressliste auf dem neuesten Stand gehalten.
Mithilfe der Synchronisierungsautomatisierung wird die Hauptkontaktliste auf Hunderte oder Tausende von Smartphones übertragen.
Benutzer müssen nichts tun. Es ist keine Schulung erforderlich. Es muss keine Software auf ihrem Desktop oder auf ihrem Smartphone installiert werden.
Das IT-Team hat die vollständige Kontrolle über ein webbasiertes Dashboard zur Verwaltung aller Kontaktlisten auf allen Smartphones.
Das alte Ergebnis
Die meisten Benutzer nehmen sich nicht die Zeit, ihre eigenen Kontakte zu aktualisieren. Infolgedessen bleiben Smartphone-Benutzer häufig außerhalb des Büros stecken.
Wenn Kontaktlisten schlecht gepflegt werden, gibt es Kommunikationsbarrieren:
- Fehlende wichtige Anrufe
- Blockieren nicht erkannter Anrufer
- Verwirrende / anonyme Textnachrichten
- Zombierufe (Anrufe von einer toten Person)
- Personen können nicht erreicht werden, weil ihnen eine bestimmte Telefonnummer fehlt oder sie eine veraltete Nummer haben.
Das neue Ergebnis
Smartphone-Benutzer können nahezu sofort jeden im Unternehmen, bei Anbietern oder Kunden erreichen. Eingehende Anrufe, Voicemails, verpasste Anrufe und Textnachrichten zeigen jetzt den Namen, das Foto und den Titel des Anrufers an.
Benutzer-Smartphone-Adressbücher werden automatisch ausgefüllt. Neue Mitarbeiter beginnen und haben am ersten Tag alle Kontaktinformationen. Jeder hat die Kontaktinformationen des Neulings am selben Tag.
UUI
–>Eine Person kann die Arbeit von 1000 Personen erledigen. Die Bemühungen eines Datenverwalters, der Kontaktlisten sorgfältig verwaltet, können mit Hunderten oder Tausenden von Smartphones synchronisiert werden, die nahezu Echtzeit-Updates für Smartphone-Adressbücher bereitstellen.
Thesis
–>Smartphones sind in der Unternehmenslandschaft von Microsoft 365 und Exchange verankert. Die Produktivität der Mitarbeiter wird beeinträchtigt, wenn die Adressbücher von Smartphones an Einsamkeit sterben. Sie können den Nutzen von Smartphone-Adressbüchern maximieren, indem Sie eine „Mitarbeiter-Stammkopie des Datensatzes“ verwalten.
Dmitriy M.
Frühzeitiger Anwender
Vorher: „Wir müssten Kontaktlisten manuell pflegen und aktualisieren und täglich aktualisierte Details an die Mitarbeiter senden. Das war ein ziemlich langwieriger Prozess. “
Nach zentraler Kontaktsynchronisierung
„Dies wurde zu einem mühelosen Prozess und die Ergebnisse waren fantastisch. Wir haben Kontaktgruppen für Benutzer in den verschiedenen Abteilungen unserer Organisation erstellt, ohne dass sie daran beteiligt waren. “
Dauer der Implementierung
3 Stunden
Quelle
G2
Alternative Ergebnisse
Wenn Sie der Meinung sind, dass es von Vorteil ist, die Adressbücher für Endbenutzer-Smartphones zu aktualisieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen:
| Alternative | Alternative Ergebnisse | Alternativer Preis | |
| 1 | Nichts tun | Bitten Sie die Benutzer, ihre Kontakte sorgfältiger zu aktualisieren | Produktivitätsverlust 200 USD / Smartphone-Nutzer pro Jahr |
| Jemand anderes | Teillösung. Lassen Sie EA die Kontakte für alle VIPs aktualisieren | EAs Zeit, ungefähr 30 Minuten pro Exec pro Monat | |
| 2 | Drag & Drop | Abhängig von der Benutzer-Compliance, langsamer Prozess. Kann falsch gemacht werden, was die Sache noch schlimmer macht | Mitarbeiterzeit. Zusätzliche Zeit für das IT-Personal zur Behebung |
| Mailbox freigeben | Schwer zu verwalten, nicht skalierbar, kann jeder die Hauptkontaktliste ändern. Schlecht für BYOD – getrennte Mitarbeiter können nicht getrennt werden | Ein paar Minuten, um jeden Benutzer einzurichten, versehentliche Änderungen am Meister zu korrigieren, tägliche Gebetszeit, um Gott zu bitten, damit Sie das Passwort nicht zurücksetzen müssen | |
| 3 | In Hausschrift | Kostspielig zu entwickeln, zu warten, zu modifizieren, zu diagnostizieren. Ineffiziente Nutzung der Bandbreite | 50 bis 100 Stunden Entwicklerzeit je nach Anforderungen |
Alternativen werden auch in diesem Video beschrieben: https://www.youtube.com/watch?v=49mMkFwZn_4
Sie können CiraSync auch unter Microsoft Office 365 verwenden. Die Einrichtung dauert Minuten und Sie können Kontakte für alle Benutzer zentral über ein einziges Dashboard verwalten.
Jeder, der es sofort versucht, merkt, dass es viel besser ist, viel Zeit spart und bootet – es ist billiger.
Wenn Sie in der Informationstechnologie tätig sind und Ihren Endbenutzern alle möglichen Kosteneinsparungen bieten möchten, ist diese Lösung genau das Richtige für Sie.
Zusätzliche Fallstudien
Kleine Community-basierte Organisation
Selbst für eine kleine Community-basierte Organisation mit 60 Smartphone-Benutzern und dreihundert Elementen in ihren Kontaktlisten besteht immer noch ein erhebliches Problem darin, Benutzer dazu zu bringen, Smartphone-Adressbücher zu aktualisieren. Da kein einzelnes Kontaktelement häufig verwendet wurde, gab es keinen Anreiz, die Kontaktliste zu aktualisieren.
Wendy S.
Frühzeitiger Anwender
Kritische Kontakte, Sicherheitscodes änderten sich ständig. Feldbenutzer hatten keine korrekten Informationen.
Nach zentraler Kontaktsynchronisierung
„Wenn ein Code geändert wird, kann ich ihn schnell auf alle Telefone übertragen. Das System ist vielseitig und bietet Mitarbeitern, die rund um die Uhr auf Abruf sind, genaue Informationen. “
Dauer der Implementierung
1 Stunde
Quelle
G2
Explizite Kosten und Einsparungen des zentralen Kontaktmanagements für eine Community-basierte Organisation
| Kontaktlisten der Community-Organisation | Gesamtanzahl | Durchschnittliche monatliche Kontaktänderungen | Durchschnittliche monatliche Attributänderungen |
| Notfallcodes | 4 | 0 | 0 |
| Transport | 65 | 10 | 25 |
| Instandhaltung | 25 | 1 | 4 |
| Klinisch | 150 | 10 | 50 |
| Verschiedene statische Kontakte | 15 | 0 | 0 |
| Mitarbeiter | 80 | 7 | 35 |
| Kontaktänderungen insgesamt | 339 | 28 | 114 |
| Gemeinsame Kalender der Gemeinschaftsorganisation | Elemente im Kalender | Durchschnittliche Ereignisänderungen jeden Monat |
| Wartungskalender | 10 | 2 |
| Personalurlaub | 20 | 3 |
| Total Event Changes | 5 |
| Anzahl der angesprochenen Smartphones | 60 | |
| Durchschn. Geänderte Felder / Benutzer | 114 | 6840 |
| Durchschn. Ereignisänderungen / Benutzer | 5 | 300 |
| Die durchschnittlichen Attribute werden jeden Monat geändert | 7140 |
| Zeit zum Aktualisieren eines Attributs (Sekunden) | 10 |
| Gesamtzeit zum Aktualisieren aller Smartphone-Elemente | 71,400 |
| Gesparte Stunden / Monat | 19.8 |
| Kosten pro Stunde | $ 34 |
| Personalzuwächse pro Monat | $ 664 |
| Durchschnittliche voll belastete Kosten des Mitarbeiters | 67.000 US-Dollar |
| Durchschnittliche Mitarbeiterkosten pro Stunde | $ 34 |
| SaaS-Synchronisierungssoftware | 60 $ |
| ROI pro Monat | $ 604 |
Vorteile und Ergebnisse
Eine Person führt die Liste und erledigt die Arbeit von 1000 Personen.
Benutzer müssen sich nicht die Mühe machen, eine mühsame Aufgabe der Kontaktlistenverwaltung zu erledigen.
Benutzer können die sich wiederholenden Helpdesk-Anrufe vergessen, die sich mit vermasselten Kontakten, falschen Telefonnummern und fehlenden Telefonnummern befassen.
| Neue Aktivität | Wie es einfacher, besser, schneller, billiger ist |
| Synchronisieren Sie die GAL mit jedem iPhone und Android-Smartphone | Wenn die Kontaktdaten in der GAL vom IT-Team auf dem neuesten Stand gehalten werden, ist es äußerst einfach, alle GAL-Einträge als Kontakte auf Smartphones zu übertragen. Das ist massiv besser, als Benutzer zu bitten, dieselben Kontakte in ihrem Smartphone-Adressbuch zu erstellen und zu bearbeiten. |
| Synchronisieren Sie einen öffentlichen Kontaktordner oder eine freigegebene Mailbox mit jedem iPhone und Android-Smartphone | Eine Person hält die Kontaktliste der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand. Mit einer einzigen Synchronisierungskonfiguration können 1000 Smartphones schnell die exakte Kopie der Kontaktliste der Mitarbeiter erhalten. Anstelle von Hunderten von Arbeitsstunden durch jeden Mitarbeiter wird der Prozess automatisiert. |
| Synchronisieren Sie einen Kalender für öffentliche Ordner oder einen freigegebenen Postfachkalender mit vielen Smartphones | Wenn Sie einen Unternehmenskalender mit Mitarbeiterferien, Betriebsferien, Projektmeilensteinen oder Rotationen von Mitarbeitern auf Abruf haben, können Sie diese Kalender sofort direkt mit den genauen Smartphone-Benutzern synchronisieren, die ihn benötigen. |
Wenn Anrufe von Mitarbeitern eingehen, werden ein Foto, ein Name und ein Titel des Anrufers angezeigt.
Gleiches gilt für Textnachrichten. Wenn eine SMS-Nachricht von einem Kollegen eingeht, werden dessen Name und Foto angezeigt.
Es wird keine Anrufe mehr von Toten geben. Wir machen keine Witze. Wenn der unglückliche Mitarbeiter stirbt, wird seine Telefonnummer schließlich neu zugewiesen. Wenn der neue Mitarbeiter die Telefonnummer des Verstorbenen verwendet, raten Sie mal, wessen Name erscheint. Dies führt zu einer vorübergehenden Herzinsuffizienz und schließlich zu einem Anruf beim Helpdesk.
Dies alles wird durch die zentrale Kontaktverwaltung für Smartphones behoben.
Erica C.
Frühzeitiger Anwender
Vor CiraSync mussten Mitarbeiter ihre Kontakte in ihrem Adressbuch in Outlook jedes Mal manuell aktualisieren, wenn Änderungen vorgenommen wurden (was häufig der Fall war). Der Prozess war auch sehr zeitaufwändig, so dass er selten durchgeführt wurde.
Nach zentraler Kontaktsynchronisierung
Mit CiraSync ist es eine andere Welt! Wir lieben es, dass die Synchronisierung so eingerichtet ist, dass sie automatisch aktualisiert wird. Die Mitarbeiter müssen keine wertvolle Zeit verwenden, um aktuelle Informationen zur Hand zu haben. WIR LIEBEN CIRASYNC!
Dauer der Implementierung
1 Stunde
Quelle
G2
Bauunternehmen mit 1500 Microsoft 365-Benutzern senkt die Helpdesk-Kosten um 120.000 USD
CIO spart jede Woche Dutzende Stunden Helpdesk-Zeit und beseitigt Beschwerden von Smartphone-Benutzern.
Schon vor seiner Beförderung zum CIO hatte Anthony viele Jahre zuvor erkannt, dass diese Benutzer produktiver sein würden, wenn sein Team Outlook-Kontakte für Smartphone-Benutzer zentral aktualisieren könnte, was zu weniger Anrufen beim Helpdesk führen würde.
Der alte Weg
Der Helpdesk aktualisierte die Kontakte für etwa 600 Smartphone-Benutzer manuell per Drag & Drop und CSV-Importe.
Der neue Weg
Die Kontaktliste für Öffentliche Ordner wird für jedes Smartphone und jede Nacht mithilfe einer SaaS-Lösung mit den Outlook-Kontakten synchronisiert.
Das alte Ergebnis
Viele Benutzer erhielten so selten Updates, dass sie den Helpdesk anriefen und fehlende oder falsche Kontaktdaten meldeten. Der dem Ticket zugewiesene Helpdesk-Agent musste den Kontaktordner des Benutzers bereitstellen, ihn löschen und den öffentlichen Ordner ziehen, um alle neuesten Kontakte zu kopieren. Es war kaum genug Zeit, um leitende Angestellte abzudecken. Es wurde nicht gemeldet, welche Postfächer veraltet waren.
In bestimmten Fällen vergisst der Helpdesk-Agent möglicherweise, die alten Kontakte zu bereinigen, und der Smartphone-Benutzer verfügt über Duplikate. Sie würden zwei von allen in ihrem Adressbuch sehen. In 50% der Fälle würden diese Benutzer die falsche Nummer anrufen!
Der CIO schätzte, dass es das Äquivalent von eins nimmt VZÄ die Kontakte nicht ausreichend auf dem neuesten Stand zu halten. Er wusste bereits, dass die voll belasteten Kosten für einen Helpdesk-Techniker 120.000 US-Dollar betrugen.
Das neue Ergebnis
Die Kontaktliste des Mitarbeiterstamms wird im Laufe des Tages aktualisiert. Ein Verwaltungsassistent fügt neue Mitarbeiter hinzu und entfernt oder aktualisiert diesen öffentlichen Kontaktordner auf religiöse Weise.
Wenn ein neuer Mitarbeiter an Bord ist, muss der Helpdesk nicht einmal an Smartphone-Kontakte denken. Die Kontakte der neuen Mitarbeiter werden am ersten Tag automatisch synchronisiert. Noch wichtiger ist, dass jeder die Kontaktdaten der neuen Person erhält.
Der Gesamt-ROI liegt über 120.000 USD / Jahr und wächst mit dem Wachstum des Unternehmens weiter.
Zu dieser Zeit gab es nur 50 Personen mit Smartphones. Die Helpdesk-Mitarbeiter zogen den öffentlichen Ordner per Drag & Drop in den Kontaktordner jedes Benutzers. Es war etwas umständlich, aber es hat die Arbeit erledigt – auch wenn die Kontakte nur einmal im Monat aktualisiert wurden.
Durch die proaktive Lösung der Probleme der leitenden Angestellten und VIPs des Unternehmens fügte Anthony lediglich seine Liste der Erfolge hinzu, die dem Unternehmen einen hohen Wert brachten. Seine Beförderungen waren unvermeidlich.
Aufgrund von Akquisitionen und organischem Wachstum musste das Unternehmen nun 1500 Benutzer verwalten und 600 hatten Firmen-Smartphones. Es dauerte jeden Monat Dutzende von Stunden, um Benutzerkontakte mithilfe des manuellen Prozesses zu aktualisieren.
Realistisch gesehen konnte das Helpdesk-Team Benutzer nur alle paar Monate berühren. Dies bedeutete, dass die Kontaktqualität ernsthaft beeinträchtigt wurde.
Zu diesem Zeitpunkt suchte Anthony nach einer automatisierten Lösung, um die Kontaktliste des Mitarbeiterstamms mit allen Smartphones zu synchronisieren. Er fand eine SaaS-Lösung, die eng in Microsoft 365 integriert war, und sein Team konnte schnell die Synchronisation für alle 600 Smartphone-Benutzer in nur wenigen Minuten einrichten. In der ersten Nacht dauerte es 11 Stunden und es wurden 900.000 Kontakte hergestellt.
1500 Mitarbeiterkontakte * 600 Smartphone-Benutzer = 900.000 Kontakte
Über das “neue Ergebnis”: Im einfachsten Sinne erledigt eine Person jetzt die Arbeit von 600 Personen. Alle Smartphones werden täglich aktualisiert und der Helpdesk muss nichts anderes tun als den normalen Einstiegsprozess für neue Mitarbeiter.
Berechnung der Kosteneinsparungen: Das voll belastete Kosten eines Mitarbeiters Wer in vielen Unternehmen 60.000 US-Dollar pro Jahr erhält, ist doppelt so hoch oder wird mit 120.000 US-Dollar pro Jahr berechnet. Dies umfasst normalerweise Lohnsteuern, Sozialleistungen, Urlaub, Versicherungen, Baukosten, Krankengeld, Manager, Personal und Informationstechnologie. Anthony verbrachte jedoch viel Zeit mit der Budgetierung und kannte die Kosten für die Mitarbeiterzahl in seiner Abteilung.
Seine Einsparungen betrugen 120.000 USD pro Jahr und die SaaS-Lösung etwa 8000 USD pro Jahr. Vor dem Kauf der SaaS-Software hatte er die Genehmigung erhalten, einen weiteren Helpdesk-Agenten einzustellen. Alle Agenten hatten genug Zeit, um klar zu erkennen, dass sein ROI wie folgt war:
Jährliche Einsparungen von 120.000 USD – 8.000 USD Jahresabonnement = 112.000 USD jährlicher ROI
Die HVAC Company spart von frustrierten Smartphone-Nutzern 240.000 US-Dollar pro Jahr.
Der Held des IT Help Desk sparte seinem Unternehmen 240.000 US-Dollar pro Jahr.
Dan arbeitet in der IT bei einem großen HLK-Unternehmen. Mit etwa 700 Smartphone-Benutzern auf Microsoft 365 und einem schnellen Wachstum in ihrem Unternehmen konnten sie mit den Kontaktänderungen in den Adressbüchern von Smartphones nicht Schritt halten.
Der alte Weg
Jeder Smartphone-Benutzer fügte Kontakte hinzu und entfernte sie, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wurde oder das Unternehmen verließ. Es wurde viel Zeit damit verbracht, Kontaktlisten von Hand zu bearbeiten. Es kann 10 bis 20 Minuten pro Woche dauern, um mit den Änderungen Schritt zu halten.
Der neue Weg
Mithilfe von Office 365-Gruppen wird die Erstellung von Kontaktlisten auf Hunderten von Smartphones basierend auf der Gruppenmitgliedschaft und der geografischen Region automatisiert. Der gesamte Vorgang ist jetzt so automatisiert, dass neue Kontakte zu Mitarbeitern im gesamten Unternehmen unsichtbar zu Smartphones hinzugefügt werden.
Das alte Ergebnis
Wenn jemand vergessen hat, seine Kontaktliste zu aktualisieren, kann es später zu einer Strafe kommen, wenn ein wichtiger Anruf getätigt werden muss. Wenn neue Mitarbeiter Mitarbeiter anrufen, sehen die Anrufe wie Spam aus, da sie es sich selten leisten konnten, Anrufe anzunehmen, es sei denn, dies war relevant.
Das neue Ergebnis
Außendienstmitarbeiter rufen neue Mitarbeiter an und senden ihnen eine SMS, ohne sich um die Dutzende von Updates zu kümmern, die jeden Monat auf magische Weise auf ihrem Smartphone hinzugefügt werden. Nach Schätzungen des Unternehmens übersteigt die Arbeitsersparnis leicht 40 Minuten pro Monat und ignoriert die enormen Energieeinsparungen, die Mitarbeiter bei jedem Zugriff auf ihr Smartphone-Adressbuch erzielen.
Der Gesamt-ROI beträgt 242.000 USD / Jahr.
Für ein Unternehmen mit einer durchschnittlichen Größe von 700 Mitarbeitern können für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern pro Monat etwa 50 Smartphone-Kontaktaktualisierungen erforderlich sein. Durch die Automatisierung von Smartphone-Kontaktaktualisierungen können Mitarbeiter 8 bis 12 Stunden pro Jahr bei einfachen Aufgaben einsparen und ihnen die Tools zur Verfügung stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Über das “neue Ergebnis”: Durch das vorhandene IT-Onboarding wurden bereits neue Mitarbeiter zu einer bestimmten geografisch ausgerichteten Vertriebsgruppe hinzugefügt. Aus diesen Gruppen wurde die Kontaktlistenautomatisierung abgeleitet. Dies war kein menschliches Eingreifen erforderlich (weder IT noch Endbenutzer), um neue Mitarbeiter hinzuzufügen oder getrennte Mitarbeiter zu subtrahieren.
Berechnung der Kosteneinsparungen: Das voll belastete Kosten eines Mitarbeiters Wer in vielen Unternehmen 60.000 US-Dollar pro Jahr erhält, ist doppelt so hoch oder wird mit 120.000 US-Dollar pro Jahr berechnet. Dies umfasst normalerweise Lohnsteuern, Sozialleistungen, Urlaub, Versicherungen, Baukosten, Krankengeld, Manager, Personal und Informationstechnologie. Bei einer konservativen Berechnung und der Annahme, dass die Gemeinkosten nur 50% zu den Lohnkosten beitragen, betragen die Kosten für diesen Mitarbeiter 45 USD pro Stunde. Mitarbeiter können 10 bis 20 Minuten pro Woche sparen, wenn sie keine Kontaktwartung durchführen müssen.
| Mitarbeiterkosten für das Unternehmen | |
| 60.000 US-Dollar | Hypothetisches Grundgehalt |
| 50% | Overhead (niedrig geballt) |
| 30.000 US-Dollar | Overhead in Dollar |
| Kosten pro Stunde Berechnung | |
| 90.000 US-Dollar | Voll belastete Kosten pro Jahr |
| 2,000 | Arbeitszeit in einem Jahr |
| $ 45 | Voll belastete Kosten pro Stunde |
| Arbeitsersparnis durch Automatisierung der Kontaktliste | |
| 8 Stunden | Gespeichert (jedes Jahr) |
| $ 360 | Einsparungen pro Jahr und Mitarbeiter |
| 700 | Anzahl der Angestellten |
| 252.000 US-Dollar | Gesamteinsparungen durch Personalabbau |
| 10.000 US-Dollar | Automatisierung, Gesamtbetriebskosten 1 Jahr |
| x | |
| 242.000 US-Dollar | Netto-ROI |
Das Beratungsunternehmen mit 5000 Benutzern auf Microsoft 365 spart 450.000 US-Dollar an Mobilitätskosten
Das internationale Beratungsunternehmen geht von Frustration und Verschwendung von Hunderten von Stunden über die Einsparung von 450.000 pro Jahr bis hin zur drastischen Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Das Unternehmen beschäftigt weltweit 4000 Berater. Da Kunden auch multinational sind, erstrecken sich Projekte über den gesamten Globus. Weit entfernte Kollegen zu erreichen, ist eine Routineaufgabe.
Da Berater zu Hause und bei Kunden arbeiten, bestand die Herausforderung in einer bestimmten Art des Zugriffs auf das Unternehmensverzeichnis von Smartphones aus.
Eine wiederkehrende Nachricht von Beratern war die überwältigende Notwendigkeit, die Anrufer-ID auf ihren Telefonen zu nutzen. Wenn sich das gesamte Mitarbeiterverzeichnis in ihrem Adressbuch befindet, wäre dies möglich.
Wie fügt ein Benutzer alle 5000 Kontakte zu seinem Adressbuch hinzu, damit die Anrufer-ID wirksam wird? Noch wichtiger ist, wie sagen diese Kontakte aktuell?
Es war nicht realistisch, eine Stunde pro Monat damit zu verbringen, die Adressbücher auf dem neuesten Stand zu halten, um mit den Änderungen Schritt zu halten.
Das IT-Team trat ein und verwendete einige Massenimportverfahren und Skriptverfahren. Sie konnten keine feste Lösung ableiten. Zum Beispiel dauerte die von ihnen erstellte App 150 Stunden Entwicklungszeit. Bei der Ausführung dauerte die Aktualisierung der einzelnen Postfächer 20 Minuten. Das sind 55 Tage, um alle Postfächer zu aktualisieren. Wenn es gelegentlich versagte, löste es im Wesentlichen ein so heißes „Müllcontainerfeuer“ aus, dass selbst der CIO die Hitze spürte.
Sie überlegten drei Entscheidungen, die alle schrecklich waren:
1) Ignorieren Sie das Problem. Verdammt die Torpedos. Bitten Sie die Benutzer, ihre eigenen Kontakte auf dem neuesten Stand zu halten.
2) Verwenden Sie eine dürftigere Aktualisierungsmethode (Outlook Drag & Drop) nur für die lautstärksten Benutzer.
3) Setzen Sie weitere Ressourcen in die selbst entwickelte App ein.
Sie konnten mit keiner dieser Optionen wirklich leben. Sie brauchten ein besseres Ergebnis.
Sie entschieden sich für eine SaaS-Lösung, die alle Kompromisse mit konsistenten Ergebnissen beseitigte und sehr vernünftige Betriebskosten aufwies.
Der alte Weg
IT-Mitarbeiter haben manuell Kontakte zu jedem der 4000 Mitarbeiter-Telefone gesendet. Mit verschiedenen Techniken, die unwirksam waren, dauerte es mehr als 100 Stunden pro Monat.
Die vergebliche Anstrengung bestand darin, die Benutzer wieder zu belasten, was zu einem weiteren kollektiven Verlust von 350 Stunden pro Monat für diejenigen führte, die manuell Kontaktaktualisierungen durchführten.
Der neue Weg
Die SaaS-Anwendung eines Drittanbieters synchronisiert die globale Adressliste der Mitarbeiter mit 4.000 Postfächern unter Microsoft 365.
Das alte Ergebnis
Die Benutzer waren frustriert, dass sie auf ihren Smartphones nicht auf die globale Adressliste des Unternehmens zugreifen konnten. Die Frustration aufgrund des Mangels an genauen Unternehmenskontakten wurde noch verstärkt. Die Mitarbeiter überprüften regelmäßig und verpassten Anrufe aufgrund fehlender Anrufer-ID. Die Erreichbarkeit neuer Berater und Kontaktänderungen verursachten zusätzliche Probleme.
Diese wiederholten Beschwerden stießen nicht auf taube Ohren, und die IT-Abteilung verbrachte jährlich Hunderte von Stunden damit, dieses Problem zu lösen.
Anrufe wurden verpasst, Kundenanrufe blieben unbeantwortet, Projekte wurden verzögert und die IT verschwendete viel Zeit mit der Bereitstellung einer Band-Aid-Lösung.
Das neue Ergebnis
Weltweite Beratungsmitarbeiter können jetzt jeden Mitarbeiter mit wenigen Tastenanschlägen anrufen oder ihnen eine SMS senden. Eingehende Anrufe zeigen Namen, Foto und Titel der Mitarbeiter an. Keine anonymen Textnachrichten mehr.
Wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, sich ein Kontakt ändert oder jemand das Unternehmen verlässt, werden die neuen Informationen automatisch in jedes Smartphone eingefügt. Neue Berater sind sofort erreichbar und haben am ersten Tag das gesamte Firmenverzeichnis auf ihrem Smartphone.
Die IT verschwendet keine Zeit mehr mit groben Aktualisierungen dieser Kontakte, wodurch Zeit für andere Projekte frei wird.
Der ROI wird auf 450.000 USD geschätzt – mit dem Wachstum des Unternehmens steigt der ROI.
Ein Unternehmen mit über 5.000 Mitarbeitern kann jeden Monat problemlos Hunderte von Kontaktänderungen vornehmen. Durch die Verwendung einer Synchronisierungslösung für globale Adresslisten wurde ein Hindernis für die Benutzerproduktivität beseitigt.
Die Vorteile gehen darüber hinaus, obwohl die Lösung technische und finanzielle Vorteile bietet, gibt es noch ein weiteres verstecktes Merkmal – die Zufriedenheit der Mitarbeiter. “Fertig für Sie” ist ein großer Gewinn für die IT. Niemand möchte Kontaktlisten hinzufügen, bearbeiten und löschen.
Berechnung der Kosteneinsparungen: Da 4.000 Mitarbeiter regelmäßig Schwierigkeiten hatten, interne Kontakte zu finden, wurde viel Zeit für die Suche nach Telefonnummern verschwendet. Wenn jeder Mitarbeiter nur eine fehlende Telefonnummer pro Monat hätte und fünf Minuten Zeit mit der Suche nach Daten verschwenden würde, würde das Unternehmen jeden Monat 333 Stunden Zeit verlieren.
4.000 Mitarbeiter x 5 Minuten pro Monat = 20.000 Minuten Verlust pro Monat.
Bei 2.000 Arbeitsstunden pro Jahr entspricht dies den Kosten von zwei Vollzeitberatern.
Bei einem voll belasteten Preis für jeden Berater von etwa 250.000 USD pro Jahr rechnet das Unternehmen mit Einsparungen von fast 500.000 USD.
Mit der Lösung, die 50.000 US-Dollar kostet, ergibt sich eine 10-fache Kapitalrendite.
Dies erfolgt vor Berücksichtigung der Geschäftskosten für verpasste Anrufe von potenziellen Kunden und der Opportunitätskosten für die Abrechnung dieser verlorenen Stunden.
Aufgrund all dieser Faktoren schätzt das Beratungsunternehmen, dass mit der Lösung jährlich über 450.000 US-Dollar eingespart werden.
